Има 3 основни операции, чрез които е възможно да бъдат прехвърлени личните картони на служителите и/или допълнителна информация за техните заплати, отсъствия, документи и др. в софтуер за заплати Плюс Минус.
ВАЖНО! Преди четене на данни, по който и да е от изброените варианти, е задължително да се направи архив на базата.
Нека разгледаме вариантите и техните особености в следващите редове.
1. Операция Импорт и експорт на служители – обхваща само информацията от картоните на служителите
Операцията се стартира от Операции / Импорт и експорт на служители в модул Заплати.
Операцията се използва САМО за запис на данните от картоните на служителите във файл и на четене на данните от картоните на служителите от файл, с което се позволява да се прехвърлят данни от картоните на служителите от една фирма / база данни към друга. С операцията не може да се записват и прехвърлят други данни като начислени заплати, документи и др.
Операцията е разделена на две части – Запис на персонал и Четене на персонал. Нека ги разгледаме.
Запис на персонал
Чрез включване на отметка При запис да се записва само наличния персонал към месец ще се запише файл с данни само за работилите служители през конкретен месец. По подразбиране се извежда работният месец, но може да бъде променен от календара. Ако отметката е изключена, ще се запише файл с всички служители във фирмата, независимо дали са работи през месеца или не.
Файл може да се запише и само за служители от конкретен отдел, само за служители, назначени на конкретна длъжност или само за избран служител.
За да се запишат данните за служителите по избраните критерии се избира бутон Запис. След приключване на операцията програмата извежда съобщение къде е записан файлът, с какво наименование и какъв е броят на записаните служители. Файлът се записва в инсталационната директория на програмата в подпапка exports с формат .csv.
Четене на персонал
В поле При четене от падащото меню в полето се избира какво действие да се предприеме при наличие на служители с напълно еднакви имена (с еднакъв шрифт) / еднакво ЕГН във файла и във фирмата, където се прочита. Възможните избори са съответно да се презапишат данните за съществуващия персонал или да се създаде нов картон като след името на служителите се добавя индекс (2, 3 и т.н.).
В поле Разделител се избира разделителят, който е използван във файла - ; или TAB. Ако се чете файл, който е записан от същата операция, то разделителят е ;.
Ако отметка Проверка по ЕГН за съществуващи служители е включена, програмата проверява дали във фирмата и в импортния файл има служители с еднакво ЕГН. Ако отметката е изключена, програмата проверява дали във фирмата и в импортния файл има служители с еднакви имена (с еднакъв шрифт). Съответно при четене на такива служители, се прилага избраното от поле При четене (презапис или добавяне на нов картон с индекс).
С бутон Четене се избира записания файл с формат .csv.
За да се отразят промените, е необходимо модул Заплати да се рестартира.
Практическо приложение:
-
при необходимост данните от картоните на служителите да се прехвърлят от една фирма, водена в Плюс Минус към друга фирма също водена в Плюс Минус;
-
при необходимост данните от картоните на служителите да се прехвърлят от фирма, водена в друг софтуер към фирма, водена в Плюс Минус.
За тази цел в Плюс Минус в модул Заплати в екран Лични картони може ръчно да се добавят и запишат един или няколко картона на служители. След това от операция Импорт и експорт на служители да се запише файл във формат .csv, във файла да бъдат добавени всички служители от другия софтуер като се спазва конкретната структура на файла. Накрая да се прочете допълнения файл от същата операция.
2. Служебна операция Запис и четене на данни - обхваща цялата информация за възнагражденията на служителите
Операцията се стартира от Операции / Служебни / Запис и четене на данни в модул Заплати.
Операцията се използва за прехвърляне на данни за персонала и заплатите от една фирма / база данни, водена в Плюс Минус към друга фирма / база данни също водена в Плюс Минус.
Операцията е разделена на две части – Запис на данни и Четене на данни. Нека ги разгледаме.
Запис на данни
Преди да се запишат данните във файл, е необходимо да се направят следните настройки.
В поле Период се задава началото и краят на периода, от който да се трансферират данните. По подразбиране се извежда работният месец, но може да бъде променен от календарите. Възможно е да се избере и период от няколко последователни месеца.
В поле Файл се задава директорията, в която ще бъде записан файлът и неговото име. По подразбиране те са заложени, но могат да бъдат променени.
От групата с отметки се определя видът на данните, които да бъдат записани във файла. Когато отметката е маркирана, данните от избрания параметър ще бъдат включени във файла.
От групата с радио бутони: Цялата фирма, Избран отдел и Избран служител се отбелязва за каква част от фирмата да се извърши записът. Ако се избере Избран отдел, отделът се посочва от падащото меню, намиращо се под радио бутона. Ако се избере Избран служител, служителят трябва да се маркира от дървото с персонала.
От групата с радио бутони: Само работилите през периода и Всички се отбелязва за коя част от персонала да се извърши запис, т.е. за всички служители или само за работилите през посочения в настройките период.
За да се запишат данните за избрания период и по избраните критерии се избира бутон Запис. Файлът, който ще бъде записан ще е с разширение .txt.
Четене на данни
Настройките, разгледани до момента, не важат при четене на данни. Прочитат се всички данни, които присъстват в избрания файл.
За да се прочетат записаните данни в друга фирма, е необходимо да се стартира фирмата, да се отвори същата операция и да се избере бутон Четене. В резултат ще се стартира екран, от който се избира предварително подготвения файл с разширение .txt . След прочитане на данните, на екрана се извежда съобщение.
За да се отразят промените, е необходимо модул Заплати да се рестартира.
Практическо приложение:
- при необходимост всички данни за заплати (от картоните на служителите, начислени заплати, записани документи и др.) да се прехвърлят от една фирма/база, водена в Плюс Минус към друга фирма/база, също водена в Плюс Минус;
Операцията е приложима най-често при обединяване на данни от подразделенията на дадена фирма към централното управление, в което се извършва окончателна обработка на заплатите за месеца.
- при необходимост да се прехвърлят данни за заплати само на един служител;
Например, ако служител и бил изтрит от фирмата по грешка, била е въвеждана информация във фирмата и на по-късен етап се установява, че служителят липсва. В този случай в отделна локална база може да възстанови архив, в който служителят присъства и от операция Запис и четене на данни може да се запише цялата информация за изтрития служител за периода, в който е бил на работа във фирмата и е имало записани данни. След това в актуалната база да се прочете файла от същата операция.
- при необходимост данните за заплати да се прехвърлят към данните за счетоводство и по този начин да се обединят всички данни - когато за една й съща фирма в две отделни бази, се водят Заплати и Счетоводство в Плюс Минус.
За тази цел от базата, в която са данните за заплати от операция Запис и четене на данни се записва файл за целия период и той се прочита в базата, в която са счетоводните данни.
3. Запис и четене на фирма от файл - обхваща цялата информация за фирмата
Ако в една фирма, която се води в Плюс Минус, се работи само с модул Заплати и е необходимо тази фирма да се прехвърли заедно с цялата информация за персонала от една база в друга, то може да се използва операцията за Запис и четене на фирма от файл.
Операцията е възможна единствено в локална версия на програма Плюс Минус.
При работа с мрежова версия на Плюс Минус записът и четенето на фирми е забранено. В този случай трябва да се възстанови последният архив от мрежовата версия в локална версия, да се запише / прочете фирмата и да се върне архивът отново в мрежовата.
Запис на фирма във файл
За да се запише фирма във файл, в екран Фирми с ляв клик на мишката се маркира редът с името на фирмата, за която ще се извършва записът. С десен клик на мишката се стъпва върху нея и се извежда допълнително меню, от което се избира опцията Запис във файл.
Когато операцията приключи, на екран се извежда съобщение с местоположението на записания файл с разширение .frm.
По този начин може да се направи архив само за една фирма.
Важно! Ако във фирмата има и други данни освен за заплати (например данни за счетоводство), то при запис на фирмата във файл с разширение .frm ще бъдат записани всички данни за фирмата (както за заплати, така и за счетоводство).
Четене на фирма от файл
Важно! Четенето на фирма от файл се извършва само върху фирма, в която няма въвеждана информация.
Четенето на фирма от предварително записан файл се извършва в екран Фирми като първо се добавя нова фирма чрез бутон Добави. От списъка с фирми с десен клик на мишката се стъпва върху новодобавената фирма и се извежда допълнително меню, от което с ляв клик на мишката се избира Четене от файл. От допълнителния прозорец се избира файла с разширение .frm.
Практическо приложение:
- при необходимост да се прехвърли информацията за заплатите във фирмата от една база на Плюс Минус към друга база на Плюс Минус.
В програмен продукт Плюс Минус подробно описание на работата с операциите може да бъде намерена в меню Помощ / Ръководство.