Компаниите търсят начини за намаляване на данъчната си тежест, но в същото време пропускат разходи, които могат да бъдат признати за данъчни цели. Собствениците на фирми или не знаят, че даден разход е признат за данъчни цели, или не го документират правилно, или не го представят навреме в счетоводството.
Съгласно чл. 10 от ЗКПО разходите се признават за данъчни цели, когато са документално обосновани и свързани с дейността на предприятието. Документалната обоснованост може да бъде доказана чрез фактура, касов бон, банково извлечение, договор, разписка или друг вътрешен първичен документ, който съдържа необходимите задължителни реквизити.
В тази статия са разгледани няколко категории разходи, които бизнесите пропускат да приспаднат.
Активи на физическото лице, използвани в дейността на дружеството
Самонаетите лица и собствениците на ЕООД , работещи от домашен адрес, рядко се сещат да поставят въпроса за домашен офис.
Пропорционална част от наема, комуналните услуги (ток, интернет, вода) и разходите за поддръжката на помещението, могат да бъдат признати, ако жилището се използва за бизнес цели.
В много предприятия управителят използва активи, които са негова лична собственост (лаптопи, мобилни телефони, офис техника и др.).
За да бъдат признати тези разходи, е необходима документална връзка между тях и фирмата – договор за наем между физическото лице и дружеството, продажба на актива към дружеството, документално оформено предоставяне за ползване.
При смесено използване на активи от физическото лице и фирмата е много важно да се определи разумна методология за разпределяне на разхода свързан с дейността на фирмата.
Разходи, направени от управителя със собствени средства
В много малки предприятия управителят извършва плащания със собствена карта или в брой (за материали, услуги, консумативи и др.).
Когато тези разходи не се оформят чрез авансов отчет или друг първичен счетоводен документ, те не достигат до счетоводството и не се отчитат.
Разходи за услуги извършени без формален договор
В практиката често се срещат ситуации, в които малки услуги се възлагат на външни лица (ремонтни дейности, техническа поддръжка, IT помощ и др.).
Когато няма договор и не се издаде документ за услугата, разходът не може да бъде отчетен. Ето защо е важно винаги да се набавят необходимите документи.
Представителни разходи
Представителните разходи много често се третират неправилно – разходът изобщо не се отчита, разходът се отчита като обикновен текущ разход, липсва информация за целта на разхода.
Разходите за бизнес срещи, клиентски обяди или корпоративни подаръци са данъчно признати, но само ако са свързани с дейността и документирани с фактура.
Важно е да се обърне внимание на собствениците на фирми, че 10% данък върху разходите (чл. 204, ал. 1, т. 1 от ЗКПО) не правят признаването им неизгодно.
Командировъчни разходи
Командировъчните разходи са категория, при която грешки се допускат и в двете посоки – или изобщо не се отчитат, или се отчитат без необходимите документи.
За да бъдат признати тези разходи, трябва да има издадени заповеди за командировка, дневните пари да са в рамките нормативните лимити (чл. 24, ал. 2, т. 5 от ЗДДФЛ, чл. 19 от Наредба за командировките в страната) и да се съхраняват всички документи за разходите.
Разходи за маркетинг и реклама
Реклама в социалните мрежи, разработка и поддръжка на уеб сайт, брандиране – всички тези разходи са данъчно признати. Необходимо е да се набавят фактура или договор с фрийлансър, да има документи за плащания по тях, за да има доказателство за реално извършена услуга.
В практиката често се оказва, че компаниите не плащат повече данъци поради сложността на данъчната система, а поради това, че част от реално направените разходи никога не достигат до счетоводството.
Ето защо една от най-важните роли на съвременните счетоводители е не просто обработката на документи, а изграждането на система, която гарантира, че всички разходи свързани с дейността на предприятието, са правилно идентифицирани, документирани и отчетени.