Счетоводство – годишно приключване в Плюс Минус

Публикувано на

За всички счетоводители годишното приключване е най-важният и отговорен етап от тяхната целогодишна дейност. Процесът на годишното счетоводно приключване преминава през редица подготвителни етапи и работни периоди.

Плюс Минус предлага много възможности за улесняване на тази дейност. По-важните справки и документи, които непремeнно трябва да се познаватe са:

1. Отчети/Отчет по журнал на операциите.
Изключително полезна справка, която е предназначена за извеждане на всички счетоводни операции по избран критерий.

Оттук могат да бъдат проследени и проверени всички счетоводни записи, като се задава определен филтър по дебит или кредит сметка, Аналитичност Дебит или Кредит, Документ, Номер на документ, Коментар, Количество, Сума, Журнал и т.н. Полето за филтър може да бъде настроено да съдържа или да не съдържа съотвения критерий.

Оттук могат да се засекат ДДС дневниците с оборотите по сметките 70, 4531, 4532 и т.н.  – това става като се сложи точка на полето Месец ДДС и се избере съответния месец  във формат yyyymm.

Това е мястото, откъдето може да се изведат по лесен начин фактурите, които не са минали през склада – например като сметка в полето Дебит или Кредит се записва 304, а филтъра на Аналитичност Дебит или Кредит се задава  името на склада и се избира от падащото меню символ да не съдържа името на склада  !=

2. Отчети/Задължения на партньорите.
Тази справка е много полезна за засичане на вземанията и задълженията по документи.

Може да се изведе подробна и обобщена информация за платените и неплатени документи на всеки един партньор, както и за степента на просрочие.  Съществува опция за изчисляване на наказателна лихва и създаване на напомнително писмо. Оттук могат да се разпечатат Писма за потвърждаване на разчетите, свързани със задължителната инвентаризация на вземанията и задълженията, съгласно Закона за Счетоводството.

3. Операции/Автоматични операции/Валутни разлики.
Чрез тази опция на програмата автоматично се изчисляват валутни разлики към определена дата.

Препоръчително е началните валутни салда да са заредени през Сметкоплан/Салда по аналитични признаци. При зареждaне на салдата по този начин, се прави предварително обвързване на синтетична с аналитична сметка. (В края на годината заредените по този начин валутни аналитични признаци задължително трябва да се приключат чрез бутон Приключване, намиращ се в екрана на Сметкоплан/Салда по аналитични признаци).

4. Операции/Автоматични операции/Приключване на сметки.
Това е една от най-полезните възможности на Плюс Минус.

Автоматично се приключват сметките от група 60 в 61, група 61 в 70, групи от 61 до 79 в сметка 123. Има възможност за задаване на потребителски настройки с възможност за запис. От правилното осъществяване на тази функция зависи коректното разпределение и отнасяне по предназначение на разходите от група 60, групиране и обобщаване на разходите за дейността, формирането на фактическата себестойност, както и формирането на финансовия резултат.

5. Сметкоплан/Връзки с аналитични признаци.
Когато се започва за първи път работа с програмата,  съществен момент е въвеждането на началните салда по аналитичности. Това става от екран Сметкоплан/Салда по аналитични признаци. Подробно описание на последователността на въвеждане може да намерите в помощната информация към програмата.

Тук бихме искали да обърнем внимание на опцията Връзки с аналитични признаци. Тази възможност на програмата позволява да се „обвърже“ дадена синтетична сметка с определена група аналитичности, например сметка 304 да се ползва с група СТОКИ. Тези връзки  имат само информативен характер, програмата няма да ви спре, ако в даден документ използвате например сметка 304 с аналитичност от група РАЗХОДИ, а не от група СТОКИ. Но ако имате разминаване между синтетична ОВ за сметка 304 и Аналитична ОВ за аналитичност СТОКИ, това е мястото, откъдето може да се пусне проверка на операциите.

Обвързването на синтетична сметка с дадена група АП може да се направи по всяко време – може още в началото на годината, а може и след като открием неравнение между синтетично и аналитично ниво.

6.   Операции/Проверка на счетоводните операции
Това е продължение на опцията за проверка на зададените връзки с аналитични признаци.

Оттук програмата дава възможност за проверка на правилното използване на синтетичните сметки.  Коректното контиране на синтетичните сметки е от съществено значение за правилното извеждане на годишните отчети.

Всяка една сметка има зададени кореспондиращи сметки и аналитичности, настроена е дали да има крайно салдо, какво да бъде то – дебитно или кредитно, дали да се използва задължително с определена аналитичност. Вие може да добавяте нови кореспондиращи сметки и аналитичности или да изтриете съществуващи.

Резултатът от проверката ще насочи Вашето внимание ако има нехарактерни кореспонденции, сметки със салда, сметки, които не са използвани с посочената аналитичност  и т.н.

7. Съпоставяне и сравняване на синтетична и аналитични оборотни ведомости.
Равенството между синтетичната оборотна ведомост и съответните аналитични ведомости е много важен момент при годишното счетоводно приключване. Плюс Минус предлага няколко много съществени възможности, чрез които това да стане бързо и лесно:

Възможност за извеждане на Журнал на операциите . След извеждане на синтетична оборотна ведомост, на аналитична оборотна ведомост и оборотна ведомост за сметка, както и след извеждане на Главна книга, програмата дава възможност да се изведе Отчет по журнал на операциите . Това става чрез двойно кликане с мишката върху дебитния или кредитния оборот на дадена сметка или аналитичност. По този начин можем да проследим по кои документи и операции е формирана съответната сума и да проверяваме коректността на операциите, които сме записали,за да се предпазим от грешки. Допълнителният екран отчет по Журнала на операциите се затваря с бутон [Затвори], и след това може да бъде стартиран за друга сума от синтетичната оборотна ведомост.

Проверка на аналитична оборотна ведомост със съответната синтетична. След извеждането на аналитична оборотна ведомост може да се направи проверка с крайното салдо на съответната синтетична. Това става чрез натискането на бутон Проверки/Сравнение между синтетична и аналитична. Например след извеждането на аналитична ОВ за главна аналитичност СТОКИ, може да се направи проверка с крайното салдо по сметка 304. Програмата автоматично ще изведе ако има разлика между сумите на крайните салда.

Засичане на крайните салда на аналитичностите на доставчици и клиенти със сумите на неплатените документи. Това става след като се изведе аналитична ОВ за главна аналитичност Клиенти или Доставчици и се избере бутон Проверки/Сравнение на салдо с неплатени документи.

Програмата ще изведе таблица със сумите по крайните салда, сумите на неплатените документи и съответната разлика, ако има такава. Ако с мишката се кликне върху името на съответния партньор, автоматично се извежда справката Издадени документи/Само неплатените за избрания клиент или доставчик.

8. Съставяне на годишните финансови отчети

Плюс Минус дава възможност за автоматично  извеждане на различни счетоводни отчети. Това са финансовите отчети, които имат общо предназначение съгласно СС1, годишните отчети за дейността на нефинансовите предприятия, които съставят баланс и на тези, които не съставят, както и отчетите за касово изпълнение на бюджета по приходни и разходни параграфи.

Счетоводните отчети се извеждат посредством главно меню Отчети/Финансови отчети. От съществено значение е настройката на сметкоплана. Повече информация може да се намери в раздел Помощ от отчетите. Тук бихме искали да обърнем внимание на няколко нови възможности за проверка коректността на отчетите:

Възможност на ръчна корекция на стойност – след извеждане на справката с доближаване на мишката до всяка една  клетка със стойност излиза малко екранче с участващите сметки в нея. С натискането на десен бутон на мишката излиза екран Промяна на стойност, а самата клетка се оцветява в жълто. В този екран стойността може да се коригира ръчно. Промяната се запазва до следващо извеждане на отчета, т.е. тогава отново ще се попълни изчислената от програмата стойност, а не ръчно коригираната. За потвърждаване на промяната се натиска бутон Добре. Ако не желаете да се правят корекции, екранът се затваря от кръстчето или от бутон Затвори.

Извеждане на таблица Изчисление на стойността- Ако желаете да видите кои са участващите сметки в дадена клетка от отчета, заедно със съответните им суми, е необходимо да се задържи клавиша CTRL от клавиатурата и да се щракне с десен бутон на мишката върху въпросната клетка. Тя се оцветява в жълто и излиза екран Изчисление на стойност с участващите сметки и съответните им стойности. По този начин много лесно може да се засекат участващите салда или обороти и да се открие евентуална грешка.

Стартиране на Оборотна ведомост и Главна книга. Когато е стартиран екран Изчисление на стойност чрез еднократно щракване с мишката върху всеки един компонент от участващата формула, програмата извежда Оборотна ведомост или съответно Главна книга. Визуализирани по този начин, участващите салда и обороти могат да се засекат чрез извеждане на Отчет по журнал на операциите в изведената вече справка. Това става по познатия начин чрез двойно щракане на мишката върху  дебитния или кредитния оборот в самата справка.

Въведени автоматични проверки. В годишния финансов отчет, както и годишния отчет на нефинансовите предприятия са въведени автоматични проверки относно коректността на изведените данни. Тези проверки са съобразени с действащите счетоводни стандарти, както и с въведените проверки при попълване on line в страницата на НСИ. Ако поставеното условие не е изпълнено- излиза съобщение Условието не е изпълнено. Чрез щракане с десен бутон на мишката върху това съобщение програмата извежда екран Изчисление на стойност с участващите параметри на условието. Ако с мишката се кликне върху описанието на условието програмата маркира съответстващото му значение в самия отчет с жълт цвят.

И накрая нещо много важно. След като процесът на годишното приключване свърши е необходимо да се мине през Отчети/Приключване на счетоводната година. По този начин ще бъдат заредени началните салда за следващата счетоводна година.

Освен това за всички заредени салда по аналитични признаци също е необходимо да се направи приключване. Това става чрез натискане на бутон Приключване в екрана на Сметкоплан/Салда по аналитични признаци. Тази операция задължително трябва да се направи за валутните аналитични признаци, както и за онези, които имат заредени салда по повече от 1 сметка (Например тези, свързани с ДМА).