Провеждане на годишна инвентаризация. Документи и справки в Плюс Минус.

Публикувано на

Инвентаризацията е първият, встъпителен етап от годишното приключване.  Нейното пълноценно провеждане е гаранция за изготвянето на верен годишен счетоводен отчет.

Изискванията за извършването на инвентаризация са посочени в глава IV „Инвентаризация“ от Закона за счетоводството. Инвентаризация на активите и пасивите се извършва през всеки отчетен период с цел достоверното им представяне в годишния финансов отчет. Инвентаризацията се извършва по ред и начин, определени от органите на управление на предприятието. За бюджетните предприятия министърът на финансите може да определи и други срокове за извършване на инвентаризацията. Инвентаризации се извършват и по искане на органите на съдебната власт и на други органи, когато това е предвидено в закон.

Инвентаризацията започва със заповед на ръководителя на предприятието. В нея се определят: обектът, подлежащ на инвентаризиране, датата на започване и завършване на проверката, инвентаризационната комисия, срокът за определяне и отчитане на резултатите.

Инвентаризациите на активите, които имат веществена форма се извършват задължително в присъствието на материалноотговорното лице или на негов представител. При започване на инвентаризация проверяваният обект прекъсва нормалната си работа, всички входове и изходи в него се запечатват. Материалноотговорното лице подписва декларация, че извършените операции с поверените му активи към датата на инвентаризацията са документирани и отразени във водените от него отчетни регистри (стокови отчети, складови книги, картотеки), съответно са въведени в компютъра.

Процесът на инвентаризация се състои от няколко етапа:

– фактическа проверка по количество и стойност на конкретните активи – чрез премерване, претегляне или преброяване на всички намерени в наличност активи в проверяваните обекти
–  съпоставяне на установената фактическа наличност в количествено и стойностно изражение с наличността, установена по счетоводен път на основата на първичните и вторични счетоводни документи.
– определяне на резултатите от инвентаризацията – липси и/или излишъци.

Резултатите от инвентаризацията могат да бъдат онагледени  или сравнени чрез  следните документи и справки  в Плюс Минус:

Отчети/Дълготрайни активи/Инвентаризационен опис – дава информация за наличните дълготрайни активи към определена дата. Справката дава информация за наименованието, инвентарния номер, МОЛ,отчетната стойност, набраното изхабяване и балансовата стойност.Справката може да се извежда за счетоводна сметка, категория или МОЛ.

Модул Склад/Справки/Инвентаризационен опис Справката извежда автоматично наличността от избрания склад. Съдържа графи за сравнение с действителната наличност и автоматично пресмятане на липси и излишъци. Справката може да се изведе с филтър по име на стоката или група стоки.

Инвентаризационен опис-сравнителна ведомост –  име на файла invopis1.xls добавя се в типови документи. Справката съдържа  опция за автоматично зареждане на резултатите от инвентаризацията. След като се попълни количеството в резултат от инвентаризацията, автоматично се пресмята резултата – липса или излишък. При натискане на бутон Зареди резултатите в документите – всички излишъци се зареждат в Протокол за заприхождаване на излишъци, а всички липси в документ Акт за брак.

– Протокол за бракуване на материални запаси – документът е с тип БР и име на файл brak.xls. Служи за изписване на бракуваните материали, продукция, стоки или пък технологичен брак. Стойността на бракуваните активи може да се осчетоводи като разход за фирмата или пък като начет на материално отговорното лице.

– Протокол за компенсиране на липси с излишъци – документът е с тип СРС и ме на файл sklrazps.xls. С него помощ едновременно се извършва:

– доставка на стоката, която е посочена в колона Наименование на липсите – т.е нейното количество се увеличава
– трансфер (изписване) на стоката, която е посочена в колона Наименование на излишъците – т.е нейното количество се намалява

Незавършеното производство се установява според описаните количества на извършените операции и работи и оценките на базата на основните производствени разходи. Отделен инвентаризационен опис се съставя и за продадените, но оставени в предприятието материални активи.

Инвентаризация на разчетите – От съществено значение за правилното изготвяне на годишния счетоводен отчет е инвентаризацията на вземанията и задълженията. Това се постига чрез изпращането на потвърдителни писма до всички контрагенти, от отговора на които зависи фактическото установянане на разчета. В Плюс Минус имате възможност автоматично да се разпечата  Писмо за потвърждаване на разчети, което включва всички неплатени документи.  Последователност на извеждане:

– Стартира се Отчети/Задължения на партньорите
– Посочва се тип на документите
– Извеждат се всички партньори с информация за общата сума на разчета, сумата, която е платена и сумата, която е неплатена или просрочена.
– Стъпва се върху избрания партньор и се избира бутон Разпечатай писмо за потвърждение

Програмата извежда писмо с описание на всички неплатени фактури. Писмото може да се експортира в PDF или пък да се запише във външен HTML файл.