Често в практиката се налага издадени счетоводни и складови документи да се прехвърлят между различни обекти на едно предприятие.
Различните обекти е възможно да не работят в мрежова версия на програмен продукт Плюс Минус 7. В този случай, за да се прехвърли и обедини въведената информация от всички обекти, може да се използва операция Трансфер за запис и четене на документи и операции от една програма Плюс Минус 7 в друга програма Плюс Минус 7.
В случай, че е необходимо да се импортират документи от друг софтуер в софтуер Плюс Минус 7 – се използва отделен специализиран модул Импорт на документи.
Трансфер на операции в Плюс Минус
Трансфер на операции в Плюс Минус
Операцията се извежда от Операции / Трансфер и може да бъде използвана в следните модули: Счетоводство Стандарт, Счетоводство Професионал, Склад Стандарт, Склад Професионал, Продажби Професионал и POS Професионал.
Може да се използва и в Безплатен софтуер за Фактуриране като от него се позволява само да се запишат документи и да се трансферират в останалите посочени модули по-горе.
Операцията е разделена на две части – запис и четене.
Има възможност първо от програма Плюс Минус да се запишат операции и документи като предварително се избират: интервал по дата на операции, интервал по номера на документи, журнал, запис на документи с определен тип или изключване на документи с определне тип при запис, както и други опции за филтриране.
След това в друга програма Плюс Минус се прочитат записаните операции и документи.
При четене също има избор от различни опции като е препоръчително отметка Да не се четат документи, които съществуват в базата да е включена, за да може програмата да направи проверка дали в базата вече съществуват документи със същият тип и номер и при открити съществуващи такива документи да не се прочетат повторно.
Операциите и документите се записват във файл с формат .pmtransfer.
Импорт на документи в Плюс Минус
Импорт на документи в Плюс Минус
Специализираният модул Импорт на документи е с тип И и файл importDocuments.pm и се добавя в екран Документи в Плюс Минус 7.
Чрез него е възможно записани документи от друг софтуер автоматично да се импортират и осчетоводяват в Плюс Минус 7.
Такива документи са: фактури за покупки и продажби, дебитни и кредитни известия, складови искания, стокови и складови разписки, документи за трансфер и брак, приходни и разходни касови ордери, банкови преводи за получаване и плащане на пари по фактури.
В екран Настройки към модула от полето за формат на файл се извеждат различни формати, групирани в два раздела – Универсални формати и Външен софтуер. Форматът на файловете, които се импортират може да е csv, txt или xml.
В раздел Външен софтуер са изброени достъпните опции от външни софтуери като файловете, които ще се импортират трябва да отговарят на изискванията, описани под полето за формат.
В раздел Универсални формати една от опциита за импорт е Плюс Минус 7 Универсален формат.
Чрез него може да се импортират данни за фактури за покупки и продажби, дебитни и кредитни известия, касови продажби, стокови и складови разписки, искане за отпускане на материали и други документи.
Плюс Минус 7 Универсален формат е имплементиран в много програмни продукти на други софтуерни фирми и документи, издадени от тях, могат лесно да се импортират в Плюс Минус 7.
Файлът за импорт трябва да е във формат csv с разделител ; като подробна спецификация за изготвяне на файла може да се предостави от Плюс Минус.
Някои от другите универсални формати са: Плюс Минус 7 Плащания , чрез който може да се импортират плащания по документи и Дневници по ДДС, чрез който може да се импортират записани дневници по ДДС.
При импорт на документи трябва да се обърне внимание и на поле Кодировка в настройките към модула. Кодировката на входящия файл е ANSI или UTF-8 и може да се провери като се отвори файлът с Notepad и се избере File / Save as. Вляво от бутон Save е посочена кодировката на файла. Поле Кодировка е приложимо за някои формати, при които импортният файл трябва да е с разширение csv или txt.
Важно! Когато се използва Модул Импорт на документи - преди да се импортира файлът в базата е препоръчително да се прочете в тестова локална база. Това би предотвратило прочитането на некоректни данни в реалната база поради грешка във файла. В реалната база файлът трябва да се импортира само след установяване, че данните в него са коректни и се прочитат правилно в програмата.
Важно! Когато се използват Трансфер на операции и Модул Импорт на документи:
- Преди четене / импортиране на документите и операциите е задължително да се направи архив на базата данни;
- При четене / импортиране на данни в мрежова версия е необходимо по време на процеса на четене / импортиране да не се въвежда информация от никое друго работно място, което е свързано в обща мрежа с работното място (програмата), от което се чете / импортира информацията;
- След четене / импортиране на информация от файл е необходимо да се провери точността на данните в базата преди да се продължи с въвеждане на допълнителни данни в програмата.
Подробно описание на работата с документите и операциите може да бъде намерена в меню Помощ / Ръководство или след отварянето им и избор на клавиш F1.