Щатното разписание на длъжностите е вътрешен документ, в който се посочва разпределението на работната сила в предприятието, съобразно неговата структура (отдели, дирекции и др.), по длъжности. То следва да се изготвя спрямо Националната класификация на професиите и длъжностите (НКПД 2011).
Щатното разписание няма нормативно утвърдена бланка и стандартно то съдържа структурата на предприятието по отдели; точното наименование на всяка длъжност и нейния код (НКПД 2011); необходимия брой персонал (щатна бройка) за съответната длъжност; диапазона, в който може да бъде основното трудово възнаграждение; минималните изисквания за дадена длъжност като образование, професионална квалификация и професионален опит и др.
В бюджетните предприятия, за разлика от частния сектор, щатното разписание се съставя по определен образец (Приложение № 1 и Приложение № 2 от Наредба за прилагане на класификатора на длъжностите в администрацията), като за изготвянето му освен класификатор НКПД 2011 се използва и Единен класификатор на длъжностите в администрацията.
Щатното разписание на длъжностите може да бъде променяно многократно, като няма ограничения в допълненията и измененията, които могат да се правят. Някои от причините за изменение са: промяна в числеността на персонала, трансформация на длъжностите, изменение на икономическите условия, с цел намаляване на разходите и др.
Въз основа на щатното разписание на длъжностите се разработва поименното разписание. То включва освен заетите и вакантните бройки за дадена длъжност и конкретните имена на служители заели тази длъжност. Поименното щатно разписание може да бъде променяно при освобождаването на един работник или служител от длъжността, която заема, и назначаването на друг и др.
Щатното разписание на длъжностите спомага за планиране и следене на броя и видовете служители необходими на предприятието за постигане на целите му, както и за контролиране на разходите за заплати и осигурителни вноски, а поименното разписание предоставя по-точна и пълна информация за наличието, качеството и ефективното използване на човешките ресурси във фирмата.
Въвеждане на щатно разписание в Плюс Минус
Възможността за създаване и извеждане на Щатно разписание (длъжностно и поименно) в софтуер Плюс Минусе реализирана само в модул Заплати Предприятие и в модул Личен състав Професионал.
Първата стъпка при изготвянето на щатно разписание в програмата е да бъде въведен документ Щатно разписание, който се стартира от меню Документи / Щатно разписание. В него се добавят наименованията на всички длъжностите в предприятието, задават се предвидения брой работни места от конкретната длъжност за цялата фирма или по отдели и се въвеждат допълнителни характеристики описващи длъжността.
Нов документ Щатно разписание се създава чрез избор на бутон Добави.
Екранът на документ Щатно разписание се състои от таблица, в която в горната част последователно се въвеждат Код по НКПД, Отдел, Длъжност и др. и се избира бутон Добави. По този начин избраната длъжност се добавя в таблица Щатното разписание № 1. На всеки ред с длъжност от таблицата задължително се попълва колона Брой по щат като ръчно се въвежда предвидения брой работни места за тази длъжност. При необходимост ръчно се попълват колони Професионален опит, Заплата, Работно време и др. Ред от таблицата се изтрива чрез бутон [X].
Важно! В едно щатно разписание не може да има една и съща комбинация от Длъжност, Код по НКПД и Отдел на повече от един ред.
Попълненото Щатно разписание се записва с избор на бутон Запиши под съответния номер.
Предвидена е възможност да се добавят много щатни разписания, като всяко едно от тях се записва с отделен номер, но когато няма промяна в структурата на фирмата се работи само с щатно разписание номер 1 , като всички длъжности се създават в него.
Въведената информация в документ Щатно разписание служи в последствие за извеждане на Поименно или Длъжностно разписание (меню Справки / Щатно разписание).
Промяна на щатно разписание
Въведен документ Щатно разписание се променя от меню Документи / Щатно разписание. За целта с ляв бутон на мишката се кликва върху неговия номер или се избира бутон Промени на съответния ред от помощното меню. Отваря се таблица с данните за избраното щатно разписание. Промените се запаметяват с избор на бутон Запиши.
За изтриване на въведено щатно разписание се използва бутон [X] на реда с неговия номер от помощното меню.
В модул Личен състав Професионал са добавени допълнителни документи, които се издават при изменение в щатното разписание. Това са Заповед за утвърждаване на щатно разписание, Протокол за съкращаване на щат, Предизвестие за съкращаване на щат и Протокол за подбор, които се стартират от меню Документи / Щатно разписание.
Изготвяне на длъжностно и поименно щатно разписание
В програмен продукт Плюс Минус длъжностно или поименно щатно разписание може да се генерира автоматично от меню Справки / Щатно разписание.
Информацията в тях се извежда въз основа на предварително записан документ Щатно разписание (преди извеждане се избира номера му) и попълнени определени параметри в картоните на служителите (постъпил, напуснал, длъжност, отдел, код по НКПД, раб.време и др.).
Справките длъжностно и поименно щатно разписание представят актуални данни за броя на заетите и свободните работни места от дадена длъжност поименно или по длъжности за предприятието или за избран отдел от него. При изчисление на броя заети и свободни работни места програмата прави съпоставка между длъжностите и работното време в създадения документ Щатно разписание и съответните попълнени в картоните на служителите.
Важно! При работно време на служител (поле раб.време от картона) по-малко от посоченото в щатното разписание, заетата бройка по щат в справките се изчислява пропорционално. Например: Ако в картона е посочено 4 часа при законоустановено 8 часа, заета ще бъде половин щатна бройка.
Справките могат да бъдат отпечатани и / или експортирани във формат Excel.
Подробно описание на работата с посочените документи и справки може да бъде намерена в меню Помощ / Ръководство или към всяка отделна с избор на клавиш F1.
Разгледайте още: софтуер за заплати и софтуер за личен състав