Тази статия има за цел да ви запознае с кои документи разходите за гориво биват счетоводно отчитани. Също така, ще бъде разгледан терминът документална обоснованост. Накрая ще бъдат посочени и законно установените начини, по които се определя данъчната основа за данъка върху разходите в натура, свързани с превозните средства.
1. Документална обоснованост
За да бъдат разходите за гориво счетоводно отчитани и признати за данъчни цели, трябва да има документална обоснованост. Тя се формира в резултат на наличието на първични документи, съдържащи информация за зареждането на горивата и изписването им като разход. Обикновено това са документите за доставка на гориво и пътните листи.
Съгласно чл. 26, ал. 1 от Закона за корпоративното подоходно облагане (ЗКПО), счетоводните разходи, които не са документално обосновани, не се признават за данъчни цели. С други думи, липсата на двата вида документи или на един от двата, означава липса и на основание за признаване на разхода за гориво.
2. Документи необходими за формиране на документална обоснованост
Задължително е в документа за доставката на гориво да фигурират данни не само за вида на горивото, но и за единичната му цена, количеството му и общата му стойност. Също така трябва да бъдат посочени наименованието, номерът и съставителят на документа, заедно с идентификаторите на фирмата. Тези идентификатори са: Име на фирмата, ЕИК, адрес, индивидуален номер по ДДС и други данни.
Пътният лист трябва да дава информация едновременно за маршрута и общия пробег в километри. Заедно с тях, в него трябва да бъдат посочени и видът гориво, конкретният автомобил с регистрационния му номер и средният разход в литри на 100 километра.
В случай че липсва част от изискуемата информация, е възможно да се признаят счетоводните разходи само, ако конкретната липсваща информация фигурира в други допълнителни придружаващи документи.
3. Начини за определяне на данъчната основа върху разходите, свързани с превозните средства
Съгласно чл. 215а, ал. 2 от ЗКПО, са изброени три начина за определяне на данъчната основа за данъка върху разходите в натура, свързани с превозните средства.
Първият начин е да се умножи общият размер на всички разходи, свързани с превозните средства, по съотношението между изминатите километри за лично ползване и общите изминати километри от съответното превозно средство. Ако бъде избран този вариант, наличието на пътен лист е задължително за определяне на конкретното съотношение.
Следващият начин е умножаването на общия размер на всички разходи, свързани с превозните средства, по съотношението между часовете на лично ползване на автомобила и общите часове на ползване на съответното превозно средство. При този вариант също трябва да има наличен документ, като пътен лист, за намирането на това съотношение.
Последният начин за определяне на данъчната основа за разходите в натура, свързани с превозните средства, е директното умножаване на общия размер на всички разходи по 50 на сто. В случай че се ползва този последен начин, описан в чл. 215а, ал. 2, т. 2, разходите, свързани с експлоатацията на превозни средства, се признават за данъчни цели дори когато не е издаден пътен лист или подобен документ. Конкретната алинея, която дава възможност за това, е ал. 6 на чл. 10 от ЗКПО.