Подотчетните лица са длъжностни лица от персонала, на които обикновено се предоставят парични средства за извършване на бъдещи разходи, свързани с дейността на предприятието (закупуване на материални и нематериални активи, командировки и други).
Работа с документи РКО/ПКО и Авансов отчет в счетоводен софтуер Плюс Минус
Документи Приходен касов ордер и Разходен касов ордер
Документ Разходен касов ордер се използва за документиране изплащането на парични средства от каса на предприятие.
Документ Приходен касов ордер се използва за документиране приемането на парични средства в каса на предприятие.
Предварителна подготовка - нужно е да се създаде главна аналитичност Подотчетни лица в екран Аналитични признаци в която да се добавят имената на подотч. лица, като поданалитичност.
За да се добави главна аналитичност, с десен бутон на мишката се маркира произволна аналитичност и от допълнителното меню се избира Главна аналитичност.
Към нея добавяте параметър ЕГН. За да се добави нов параметър, е необходимо да се маркира съответната главна аналитичност и отдясно на екран да се стъпи в празното поле в колона Параметър.
Важно! Параметрите се задават общо за цялата група аналитичности, а значенията им – за конкретния аналитичен признак.
Попълване на РКО/ПКО
- В екран с настройки на поле Вид на паричния разход/приход се избира Даване сума на подотч. лице/Получаване на пари от подотч. лице.
- В документа на поле Да се брои на/Да се приеме от се избира от АП името на подотч. лице, което предварително е създадено в АП или се маркира главната аналитичност, към която да се добави и се избира клавиш Insert.
- Поле ЕГН се попълва автоматично, ако е избрано Подотчетно лице с попълнен параметър ЕГН в аналитични признаци.
- Поле Сума в лева е необходимо ръчно да се въведе.
- Документа се записва с бутон Запиши или с клавиш F8.
Документ Авансов отчет
Документ, с който подотчетно лице отчита изразходването на авансово получени пари от каса.
Попълване на АО
- В поле На (трите имена) – от списъка с аналитични признаци в полето се избира подотчетното лице от аналитични признаци.
- В поле Всичко получено се извежда автоматично сумата на дадения аванс на избраното лице, за което предварително е записан документ Разходен касов ордер за това лице.
- Поле Изразходвано – в полето се извежда сумата на избраните неплатени или частично платени документи от менюто за добавяне на документи, което се стартира с избор на бутона Добави документи.
Важно! Необходимо е предварително да има записана Фактура покупка или друг документ като за вид Плащане да е избрано С авнасов отчет или С подотч. лице и поле Платено да е празно.
-
Поле Сума за възстановяване – в полето автоматично се извежда сумата за възстановяване на лицето, която се явява разлика между сумите в поле Всичко получено и поле Изразходвано. Когато лицето е платило сума по-голяма от получения служебен аванс, в полето се преименува на Сума за получаване.
-
При избиране на отметка ПКО/РКО при сума за възстановяване/получаване в екран с Настройки,за тази разлика след бутон Запиши автоматично се стартира попълнен документ ПКО/РКО в зависимост от дали има сума, която трябва да се възстанови или получи от лицето.