Най-популярният начин за автоматизиране на документирането на информацията за основните процеси (по доставка, получаване, събиране, продажби и изпращане, инвентаризация) в даден търговски обект е чрез използването на баркод четец. Използването му намалява възможността за грешки, оперативните разходи и води до увеличаване на скоростта на въвеждане и обработване на информацията в складовите процеси.
В тази статия са описани практическите стъпки за работа с баркод скенер в ERP система Плюс Минус..
Как се осъществява връзката с програмата
За свързването и ползването на баркод четец в ERP система Плюс Минус не е необходима инсталацията на допълнителен софтуер. Достатъчно е само да се включи баркод скенера към USB порта на компютъра и вече е готов за работа.
Възможността за работа с баркод четец е реализирана в следните модули: Склад и Счетоводство версия Професионал, Продажби и POS версии Стандарт и Професионал, Мобилен склад, Производство, Себестойност, Митнически склад, Вериги магазини и Управление на договори.
Видовете баркодове, с които се работи са линейни (едноизмерни 1D) – цифрови (EAN, UPC и др.) и цифрово-буквени (code 128 и др.).
Обвързване на артикул с баркод
Всеки отделен артикул следва да има уникален номер на баркод. За да се разпознава сканирания баркод на коя стока отговаря, то в ERP система Плюс Минус трябва да се създаде връзка между баркод номера и конкретния артикул.
Това се осъществява по някои от следните начини, в зависимост от това дали в използвания модул се работи с екран Обекти (модул Склад, Производство и др.) или с екран Аналитични признаци (модул Счетоводство и др.).
Екран Обекти – баркод номера се въвежда в поле Баркод в екрана с параметри на конкретната стока (бутон Добави / Промени или Insert в документ). Той се нанася ръчно или се добавя автоматично като се постави маркера в полето и се сканира баркод етикета.
Важно! При работа с тегловен баркод в параметър Баркод ръчно се посочва само кода на стоката, който се съдържа в баркод номера. Например, в баркод 2401025002006 кодът е 01025 и в параметър Баркод за артикула в Плюс Минус следва да се запише 01025.
Ако една и съща стока фигурира в няколко склада, за да бъде разпозната при сканиране е достатъчно баркод номера да се добави само в един склад. Но ако баркода трябва да се вижда в колона Баркод в документ, номера трябва да е добавен към стоката от конкретния склад.
Екран Аналитични признаци – към главната група на артикулите (например СТОКИ) първоначално се добавя параметър БАРКОД. За да се въведе конкретния баркод номер, в дървото с аналитичности се маркира артикула и в колона Значение, срещу параметър БАРКОД, се попълва ръчно от клавиатурата или с баркод четеца се прочита маркера на стоката и номера се добавя автоматично.
Издаване на документи с баркод четец
Използването на баркод четец при въвеждането на документи подобрява ефективността и бързината на работния процес.
При работа с ERP система Плюс Минус, за добавянето на стока в даден документ (например Фактура продажба) е достатъчно да се позиционира маркера в колона Име и да се прочете баркода от етикета на стоката. Артикулът автоматично ще се добави в бланката на документа с количество 1 (с изключение на теглови баркод). При всяко следващо прочитане на баркода на стоката количеството ѝ в документа ще се увеличава с +1.
След сканиране на баркода на даден артикул от програмата се издават звукови сигнали, в зависимост от това дали стоката е намерена или не.
Друго приложение на баркод четеца е за намиране на стока в многоредов документ. За да се потърси стока се използва клавишна комбинация ctrl+f. След сканиране на етикета на стоката, екранът се позиционира на първия ред, съдържащ този текст.
Зареждане на резултати от инвентаризация от баркод скенер
С цел избягване на грешки и намаляване на загубата на ресурси, зареждането на данни от извършена инвентаризация може да се извърши с помощта на мобилен баркод четец. Стандартно информацията се записва в текстови файлове (разширение .txt), но различните модели безжичните скенери предлагат и други възможности за запис.
Записаният чрез безжичния скенер файл се импортира в ERP система Плюс Минус от бутон Импорт в екран Импорт от безжичен скенер към операция Инвентаризация.
За правилното прочитане на данните от този файл, е важно в настройките към операцията да се посочи позицията на поле баркод и поле количество.
Работа с теглови баркод
Тегловните баркодове са по-специфични от стандартните. В тях се отразява и допълнителна информация за продавания артикул като неговата тежест (количество), партида, срок на годност и др.
В ERP система Плюс Минус възможността за работа с тегловен баркод е предоставена в документите от модули Склад Професионал, Мобилен склад, Производство и др. Задължително е при въвеждане на данните в документите да има добавен Обект.
За да се разпознава и използва тегловния баркод, първоначално се задава неговия формат. Настройките се въвеждат от главно меню Сервиз / Настройки / Склад в раздел Баркод. Възможно е да бъдат настроени до два различни формати – поле Баркод 1 и поле Баркод 2.
Важно! Ако последната цифра на баркода съдържа контролна цифра, това не се отбелязва при задаване на формата.
Примерни формати на тегловен баркод
Пример 1.
24cccccww.www – където първите две цифри (24) са префикс, с позиции c се отбелязва броя символи на кода на стоката от производителя и с позиции w разделени с точка се посочва нето тегло в кг.
Баркод номер в посочения формат е 2410230000509. В ERP система Плюс Минус в параметър Баркод за стоката, асоциираща се с този номер, трябва да се попълни 10230. При прочитането му в документ чрез баркод четец в колона Количество автоматично ще се зареди 0.05.
Пример 2:
28ccccbbbbbeeeeeewww.www – където първите две цифри (28) са префикс, с позиции c се отбелязва броя символи на кода на стоката от производителя, с позиции b се отбелязват броя символи на номера на партида, с позиции e се отбелязват броя символи на срок на годност и с позиции w разделени с точка се посочва нето тегло в кг.
Баркод в посоченият формат е 28105019203100823000040. За стоката отговаряща на този баркод номер в параметър Баркод в Плюс Минус се въвежда 1050. При прочитането му в документ чрез баркод четеца в колона Количество автоматично ще се зареди 0.04, съответно в колона Партида 19203 и в колона Срок на годност 10.08.2023.
Печат на баркод етикети
Баркод етикетите са най-често използваното решение за идентифициране на продуктите. Те могат да съдържат продуктови номера, номера на партиди, информация за цени и др.
В ERP система Плюс Минус баркод етикети могат да бъдат генерирани и разпечатани от меню Операции / Баркод генератор от модул Склад Професионал.
Софтуерът дава възможност за генериране на най-популярните формати на баркод , сред които: EAN 13, EAN 8, EAN 2, EAN 5, UPC-A, CODE-39, CODE-128, ITF14, MSI и Pharmacode.
Благодарение на опростен интерфейс и вградени опции могат лесно да се създават различни изгледи на баркод етикетите.
Поддържат се настройки за промяна на широчината и височината на линиите; задаване на отстоянието от ръба на етикета; избор на шрифт, подравняване и позиция на баркод номера.
Добавена е възможност под или над баркода да се поставят различни атрибути на стоките напр. име, склад, цена и др. или произволен текст, както и опцията за тяхното форматиране.
За създаването на етикети могат да се запишат и използват потребителски шаблони с настройки.
След задаване на необходимата информация и форматиране операцията позволява незабавно на екран да се покаже готовия етикет.
Подробно описание на работата с посочените документи и операции може да бъде намеренa в меню Помощ / Ръководство или към всяка отделна с избор на клавиш F1.