Първоначално въвеждане на складови наличности в Плюс Минус

Публикувано на: 2023-11-24

При започване на работа с нов складов софтуер е важно бързо и лесно да се прехвърлят съществуващите складови наличности.

В складов софтуер Плюс Минус тази възможност е реализирана по следните начини:

  • Автоматично - чрез зареждане от предварително изготвен файл (формат .csv, .txt, .json);
  • Ръчно - чрез запис на приходен документ (складова разписка, фактура покупка и др. ) или с инвентаризация.

Създаване на обект

Създаване на обект

Създаване на обект

Първата стъпка при добавянето на складовите наличностите е да бъде добавен обектът (складът), в който те ще се зареждат. В складов софтуер Плюс Минус могат да бъдат добавени неограничен брой обекти (складове). Броят и наименованията им могат да бъдат създаденитака че да отговарят на реалните физически обекти във фирмата.

Стъпки при създаване на обект:

  • Стартира се меню Операции / Обекти ;
  • Избира се бутон + ;
  • Стартира се списък с групи аналитичности, в който с ляв бутон на мишката се кликва на ОБЕКТИ и се избира клавиш Insert;
  • Въвежда се наименованието на склада и се избира два пъти клавиш Enter.

Зареждане на складови наличности от файл

Подготовка на файл

Файлът, който може да се импортира в складов софтуер Плюс Минус, е във формат .csv , .txt или .json(encoding:ANSI).

Файлът има точно определена структура като първият ред съдържа имената на параметрите (предварително определени), а на следващите редове са значенията на параметрите за всеки артикул. Ако даден параметър няма значение за нито един ред с артикул, той може да не се съдържа във файла.

Подробна информация за структурата на файла и всички параметри, които могат да бъдат заредени, може да бъде получена от служител на Плюс Минус по телефон или имейл.

За подготвяне на файла може да се използва Excel. След изготвянето му, той се записва като CSV (comma delimited) или Text (tab delimited).

Примерен файл съдържащ основни параметри изготвен в Excel

Примерен файл с основни параметри

Примерен файл с основни параметри

Описание на параметрите от примерния файл:

параметър ИМЕ – записва се пълното наименование на артикула с включени групата и подгрупите към които да се добави аналитичността. Например: СТОКИ:КОМПЮТРИ И ЛАПТОПИ:Настолен компютър, където СТОКИ е главната група, КОМПЮТРИ И ЛАПТОПИ е подгрупа и Настолен компютър е аналитичността (името на артикула). В името на аналитичността / групата не трябва да се съдържат символите |:"<>&’; и два интервала един до друг. Между групата / подгрупите и артикула разделителя е двоеточие (:) без интервали отляво и отдясно.

параметър КОД – записва се кода на артикула, който може да съдържа цифри, букви и символи с изключение на \ | : ’ ; " < > & и трябва да е уникален за всеки артикул. Служи за по-бързо и лесно търсене и добавяне на артикул.

параметър БАРКОД – записва се баркод номера на артикула съответстващ на съдържащият се в етикета на стоката. Чрез него артикулите могат да бъдат добавени в документ чрез сканиране с баркод четец.

параметър МЯРКА – записва се основната мерна единица на артикула;

параметър КОЛИЧЕСТВО – записва се наличното количество от артикула в основната мерна единица;

параметър ЦЕНА – записва се цена, по която последно е доставен артикула в цифров формат като за разделител се използва точка (.);

параметър СР.ЦЕНА – записва се средно претеглената цена на артикула в цифров формат като за разделител се използва точка (.). Това е цената, по която се изписват артикулите в програмата.

параметър ЦЕНАДР – записва се цената, по която ще се продават артикулите без вкл. ДДС в цифров формат като за разделител се използва точка (.). Този вид цена е зададен по подразбиране в изходящите документи.

параметър ДДС – записва се ставката на ДДС, която се прилага при продажба на артикула, във формат цяло число без знака за процент;

параметър ЦЕНАДРДДС – записва се цената, по която ще се продават артикулите с вкл. ДДС в цифров формат като за разделител се използва точка (.).

Примерен файл съдържащ партиди изготвен в Excel

Примерен файл с партиди

Примерен файл с партиди

В случай че стоките имат партиди и срок на годност, във файла трябва да се съдържат и следните параметри:

параметър ПАРТИДА – записва се партидата на артикула, може да съдържа цифри, букви и символи;

параметър СРОКГОД – записва се срокът на годност на съответната партида във формат dd.mm.yyyy

Импортиране на файл

Важно! Препоръчително е преди прочитане на файла да бъде направен архив в програмата.

Предварително изготвения файл с данни за складовите наличности може да бъдат прочетен в складов софтуер Плюс Минус от някоя от следните операции:

  • Импорт експорт
  • Аналитични признаци

Важно! След прочитане на файла, за да се запише количеството и средната цена от файла като начални в посочения обект, трябва да се запише операция Инвентаризация с дата, към която те са начални.

Ако се работи и с модул Счетоводство, за да се зареди началното салдо и количество файлът трябва да се прочете от операция Аналитични признаци и да съдържа и параметри:

параметър САЛДОДЕБИТ – записва се началното дебитно салдо на артикула във цифров формат, като закръглянето е до втория знак 0.00;

параметър САЛДОКОЛ – записва се началното количество на артикула.

Импорт експорт

Стъпки при зареждане на файл от Импорт експорт:

  • Избира се меню Операции / Импорт експорт ;
  • Открива се екран Запис / Четене на склад и от него се избира Четене на склад (с ляв клик върху името);
  • Посочва се обекта , в който ще се зарежда наличността – от падащият списък в поле Обект. За да бъде прочетен файлът едновременно в няколко склада, в поле Четене в се избира Няколко обекта.
  • Включват се отметки Добавяне на новите стоки в склада и Четене на количества и средни цени ;
  • Избира се бутон Четене , който отваря екран за посочване на файла (само във формат .csv ), който да бъде зареден;
  • След избор на файла, данните за артикулите се добавят в избрания обект и в дървото с Аналитични признаци.

Аналитични признаци

Стъпки при зареждане на файл от Аналитични признаци:

  • Стартира се меню Операции / Аналитични признаци ;
  • В дървото с Аналитични признаци с десен бутон на мишката се кликва върху името на аналитичност и от падащото меню се избира Запис / Четене от файл ;
  • С ляв клик на мишката се избира опция Четене на аналитични признаци ;
  • В менюто с настройки се включва отметка Добавяне на данните от файла в склад и от падащото меню се избира обектът (складът), в който ще се зарежда наличността;

Важно! В случай че последователно ще се четат файлове съдържащи еднакви аналитичности в различни обекти, следва да се включи и отметка Добавяне към текущите (и началните) количество и средна цена в аналитични признаци.

  • Избира се бутон Четене , който отваря екран за посочване на файла (във формат .csv , .txt или .** json**), който да бъде зареден;
  • След избор на файла и презареждане на фирмата, данните за артикулите се добавят в Аналитични признаци и в избрания обект.

Въвеждане на складови наличности чрез запис на приходен документ или инвентаризация

Първоначалните количества и стойности на артикулите в склада могат да бъдат добавени и чрез запис на приходни документи: Стокова разписка (тип СТ и файл stokrazp.pm), Фактура покупка (тип +ФЕ и файл invoicep.pm) и др. или от операция Инвентаризация (тип ИНВ и файл storeinventory.pm).

Новите артикули могат се добавят предварително или директно при създаване на документ или инвентаризация.

Цялата номенклатура от артикули може да бъде добавена в обекта предварително по следните начини:

  • Автоматично – чрез зареждане от файл по стъпките описани в т. 2;
  • Ръчно – чрез избор на бутон Добави в Операции / Обекти. Въвежда се името на артикула и от падащият списък се избира неговата група (категория). По подразбиране групите саСТОКИ, ПРОДУКЦИЯ и МАТЕРИАЛИ. Допълнителните групи / подгрупи се добавят предварително в Операции / Аналитични признаци. При необходимост се попълват и останалите параметри с изключение на количество и средна цена, които не са активни за въвеждане.

Документи

Стъпки при въвеждане на артикули с приходен документ:

  • Стартира се съответният документ – от меню Операции / Документи или чрез избор на иконата съдържаща типа на документа от главния панел на модул Склад;

  • Посочва се обекта , в който ще се заприхождават артикулите – избира се ръчно от падащият списък в поле Склад, който се стартира с двоен ляв клик на мишката или клавиш стрелка надолу. Ако склада е избран като текущ в екран Обекти, той се зарежда автоматично в полето.

  • Последователно в таблицата се избират артикулите като:

  • Ако артикула е нов (несъществуващ в обекта), за да бъде създаден с ляв бутон на мишката се кликва на празния ред в колона Име и се избира клавиш Insert. Въвежда се име и се избира група (допълнителните групи / подгрупи се добавят предварително в екран Аналитични признаци). След избор на бутон Запиши той се добавя в списъка с наличности за избрания склад и може да бъде добавен в документа.

  • Ако артикула вече съществува в обекта, за да бъде добавен с ляв бутон на мишката се кликва в поле Име и се избира клавиш стрелка надолу или backspace и от падащото меню се избира необходимия артикул. За бързо въвеждане в поле Име се въвежда част от името на артикула и се избира от списъка; се въвежда кода на артикула и се избира клавиш Enter; или се сканира с баркод четец (при версии Професионал).

  • След запис на документа (бутон Запиши или клавиш F8) въведените данни за артикулите се добавят в избрания обект.

Инвентаризация

Инвентаризация

Инвентаризация

Стъпки за първоначално добавяне на складовите наличности от Инвентаризация:

  • Стартира се меню Операции / Инвентаризация ;

  • Посочва се обекта , в който ще се заприхождават артикулите – избира се ръчно от падащият списък в поле Склад, който се стартира с двоен ляв клик на мишката или клавиш стрелка надолу.Ако склада е избран като текущ в екран Обекти той се зарежда автоматично в полето.

  • Включват се отметка Ръчна инвентаризация и отметка Извеждане на стоките с нулеви количества ;

  • Избира се бутон Изведи и в таблицата се зареждат всички артикули добавени в обекта;

  • Ръчно се попълват колони Ср.цена (част Наличност) и колона Кол. (част Действ.наличност);

  • За добавяне на нов артикул (несъществуващ в обекта) с ляв бутон на мишката се кликва в колона Име от таблицата и се избира клавиш Insert. Въвежда се име и се избира група. След избор на бутон Запиши той се добавя в списъка с наличности за избрания склад и може да бъде добавен в таблицата (с избор от списъка в поле Име, който се стартира чрез клавиш стрелка надолу или backspace).

  • След запис на операцията количеството и средната цена се записват като текущи в склада и като начални за датата на инвентаризацията.

Подробно описание на работата с посочените документи и операции може да бъде намерена в меню Помощ / Ръководство или към всяка отделна с избор на клавиш F1.

Създаване на обект

Зареждане на складови наличности от файл

Подготовка на файл

Импортиране на файл

Импорт експорт

Аналитични признаци

Въвеждане на складови наличности чрез запис на приходен документ или инвентаризация

Документи

Инвентаризация