В глобалния икономически свят често се случва две фирми да имат взаимни продажби, т.е. едната фирма да е едновременно Доставчик и Клиент за другата и обратно.
За да се спестят ценни ресурси като време и пари, може да не се извършват плащания и от двете страни, а тези насрещни вземания и задължения частично или изцяло да се погасят чрез прихващане.
Правните аспекти на прихващането са уредени в разпоредбите на чл. 103 – чл. 105 от Закона за задълженията и договорите (ЗЗД).
Съгласно чл. 103 от ЗЗД, когато две лица си дължат взаимно пари или еднородни и заместими вещи, всяко едно от тях, ако вземането му е изискуемо и ликвидно, може да го прихване срещу задължението си.
В чл. 104 от ЗЗД е пояснено, че прихващането се извършва чрез изявление на едната страна, отправено до другата и че двете насрещни вземания се смятат погасени до размера на по-малкото от тях.
За счетоводни цели, в практиката се утвърждава прихващането да се извършва в писмена форма чрез документ за прихващане, наричан още протокол или споразумение за прихващане. Ако има остатък след прихващането, то той продължава да бъде дължим.
Документиране и отчитане в програмен продукт Плюс Минус
Необходимо е документ Протокол за прихващане да се добави в екран Документи (клавиш F4) с тип ПРИХ и име на файл prihvani.pm във всяка работна фирма, в която ще се използва този документ.
Протоколът се използва за прихващане на един неплатен документ с един или повече други неплатени документа.
Към протокола се записват счетоводни операции и с него се закриват салдата по избраните документи.
В поле Документ за прихващане се избира неплатеният документ, от който да бъде прихванато задължението от други неплатени документи. Може да бъде избран само един документ. С двоен клик на мишката се стъпва в полето и се отваря екран за избор на документи, в който могат да се зададат необходимите филтри и след това да се избере документът. Неплатеният остатък на избрания документ автоматично се зарежда в поле Сума за разпределение.
В поле Прихващане на се избират един или повече документи, с които ще се прихваща. С избор на бутон Добави документи се стартира екран за избор на документи. Аналогично на предходния екран се задават необходимите филтри и след това се избират един или повече документи. Неплатеният остатък от избраните документи автоматично се зарежда в поле Разпределена сума.
Ако сумата в поле Разпределена сума трябва да е по-малка, тя може ръчно да се промени от колона За плащане.
В поле Остатък за разпределение се пресмята автоматично разликата между Сума за разпределение и Разпределена сума. Това е остатъка за разпределение от документа за прихващане.
Пример: Фирма А ЕООД е получила Фактура покупка от доставчик Фирма Б АД на обща стойност с ДДС 2000 лв. (+ФЕ 555/ 02.06.2025). Също така Фирма А ЕООД е издала две Фактури продажба на Фирма Б АД на обща стойност с ДДС 1700 лв. (-ФЕ 1023/ 05.06.2025 за 1200 лв. и -ФЕ 1098/ 09.06.2025 за 500 лв.). След като се направи прихващане Фирма А ЕООД ще дължи 300 лв. на Фирма Б АД.
Важно е да се отбележи, че в раздел Настройки в полета АП Дебит и АП Кредит автоматично се зареждат аналитичностите към документа, избрани съответно от поле Документ за прихващане и от бутон Добави документи. При необходимост могат да бъдат променяни ръчно - например, когато се прихваща една фактура продажба -ФЕ с няколко фактури покупки +ФЕ.
Трябва да се има предвид, че ако документите, които ще се прихващат са във валута, е задължително преди да бъдат избрани в протокола да се включи отметка Прихващане във валута в раздел Настройки. След като те бъдат избрани, в бланката на протокола автоматично ще се изведе и допълнителна информация за валутата. Могат да се прихващат документи само ако са в една и съща валута.
Подробно описание на работата с документа може да бъде намерена в меню Помощ / Ръководство или след отварянето му и избор на клавиш F1.