В Наредбата за условията и реда за провеждането на периодично обучение и инструктаж на работниците и служителите по правилата за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд са регламентирани видовете инструктажи, сроковете за провеждането им, начинът им на провеждане, документиране и съхранение.
На 27.09.2024 г. влязоха в сила промените в Наредбата, обнародвани в ДВ, бр. 54 от 25 юни 2024 г.
С промените в наредбата се регламентира възможност инструктажите да се провеждат присъствено – на територията на предприятието или дистанционно – чрез използване на информационните и комуникационните технологии.
На служителите, които извършват работа от разстояние, се допуска едновременно провеждане на началния инструктаж и инструктажа на работното място, независимо от големината на предприятието или обема на неговата дейност.
Работодателят трябва да утвърди правила за провеждането на инструктажа в дистанционна форма. С правилата трябва да се определи вида на информационните и комуникационните технологии за провеждане на инструктажите, както и редът и условията за използването им. Работодателят е задължен да запознае служителите с правилата преди провеждане на инструктажите.
С промените в наредбата се изменят и изискванията за документиране на проведените инструктажи и съхранението на документите.
Документирането на проведените инструктажи може да стане по два начина – на хартиен носител или чрез електронни документи.
Документирането на хартия се извършва в специална книга. Книгата за инструктаж, трябва да съдържа реквизитите определени в Приложение №1 към Наредбата. Проведеният инструктаж се удостоверява с подписите на инструктирания и на лицето, провело инструктажа.
Направени са промени и в реквизитите на книгата за инструктаж, като са премахнати някои от колоните и са осъвременени имената на други такива.
Вторият вариант е работодателят да документира проведените инструктажи в електронен документ, който също съдържа реквизитите определени в Приложение №1 към Наредбата. Електронен документ се съставя поотделно за всеки проведен инструктаж.
Той трябва да е съставен съгласно изискванията на Регламент (ЕС) № 910/2014 и на Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги.
Проведеният инструктаж се удостоверява с усъвършенстван или квалифициран електронен подпис, който се осигурява за сметка на работодателя. Електронните документи за проведени инструктажи се съхраняват в трудовото досие на работника.
Работодателят трябва да съхранява електронните документи и тези на хартия по начин, който не позволява случайно или незаконно унищожаване на документи и данни и не допуска неправомерен достъп, изменение или разпространение.
Съхраняват се в срок не по-малък от 5 години. Те се предоставят при извършване на проверка и при разследване на трудова злополука.
С приетите промени в Наредбата, отпада задължението на работодателя да издава служебна бележка за проведен начален инструктаж на лицата.
Също така се осъвременяват думите „химически вещества и препарати“, като се заменят с „химични агенти“ в чл. 15, ал. 1 и в Приложение № 3. В Допълнителните разпоредби е посочена дефиниция на понятието „опасни химични агенти“.
В модул Заплати на Плюс Минус ERP са добавени документите за провеждане на инструктаж – Заповед за инструктаж и Протокол за провеждане на инструктаж. Също така може да бъде изведена справка Книга за инструктаж, съгласно Приложение №1 към Наредбата.