Ведомостта за заплати се използва за отчитане на заплатите на служителите в едно предприятие. Тя съдържа лична информация за служителите, както и информация за заплащането им.
Съгласно чл. 128 от Кодекса на труда (КТ), работодателят е длъжен в установените срокове:
- да начислява във ведомости за заплати трудовите възнаграждения на работниците и служителите за положения от тях труд;
- да плаща уговореното трудово възнаграждение за извършената работа;
- да издава при поискване от работника или служителя извлечение от ведомостите за заплати за изплатените или неизплатените трудови възнаграждения и обезщетения.
Трудовото възнаграждение се изплаща лично на работника или служителя по ведомост или срещу разписка или по писмено искане на работника или служителя - на негови близки. По писмено искане на работника или служителя трудовото му възнаграждение се превежда по негова платежна сметка (чл. 270, ал. 3 от КТ).
Независимо от чл. 270, ал. 3 от КТ, когато се изплаща трудово възнаграждение от работодател по чл. 3, ал. 1, т. 3 от Закона за ограничаване на плащанията в брой, изплащането му се извършва само чрез превод или внасяне по платежна сметка на работника или служителя (чл. 270, ал. 4 от КТ).
В Плюс Минус ERP справка Ведомост за заплати се стартира от модул Заплати от меню Справки / Начислени възнаграждения на персонала.
Преди да се изведе справката, е необходимо заплатите да се начислят от екран Заплати.
Справката се използва за извеждане на месечна разчетно-платежна ведомост за начислените заплати за цялата фирма по азбучен ред, по отдели или по бригади.
Към справката могат да бъдат задавани различни настройки като: обединяване на данни от клонирани служители, извеждане на данни преди начисляване на допълнителни възнаграждения (ДМС, ДТВ за постигнати резултати или 13-та заплата), извеждане на сума за получаване в Евро, извеждане на английски език и др.
В следващите редове, ще разгледаме кои са стандартните шаблони на ведомост за заплати и какви са възможностите за създаване на потребителски шаблони.
Видове стандартни шаблони
От поле Шаблон се избира шаблонът на справката. В програмата има зададени три стандартни шаблона:
- Основен - в зависимост от въведените пера във фиша, в справката в отделни колони се извежда подробна информация за отработените дни, дните в отсъствия, всички начисления, всички удръжки и сумата за получаване на лицето за избрания период;
- Съкратена ведомост - различава се от шаблон Основен по това, че данните за осигуровките се извеждат обобщено за фонд ДОО, фонд ДЗПО и фонд ЗО, а не поотделно по осигурителни фондове (Фонд Пенсии, Фонд Безработица, Общо заболяване и майчинство и др.), както са перата във фиша. Също така допълнителните начисления и удръжки излизат в обобщени колони, а не по пера;
- Обобщена ведомост - в справката се извежда обобщена информация за всички начисления, всички удръжки и сумата за получаване.
Добавяне на нов потребителски шаблон
За да се създаде нов потребителски шаблон, се избира бутон Нов под падащо меню Шаблон. В резултат на това, се отваря допълнителен екран за задаване на настройки на шаблона.
В поле Наименование на шаблон ръчно се въвежда наименованието.
В част Данни от картона на служителите се включват отметки пред параметрите от картона, които да се изведат в справката.
В част Дни се задават кои пера от екран Заплати, отнасящи се за отработени дни и / или дни в отсъствия да се изведат като отделни колони във ведомостта. За добавяне на колона се избира бутон [+]. В резултат се добавя допълнителен ред, който се попълва както следва:
- В колона Наименование се въвежда наименованието на колоната, което да излиза във ведомостта;
- В колона Наименование на др. език се въвежда наименованието на колоната на английски, което да се извежда във ведомостта, когато в падащо меню Език е избрано English;
- В колона Формула се въвежда кодът на перото (от фиша с начисления), от което да се вземат данните. Може да бъде въведена и формула с кодовете на перата;
- С бутон [-] се изтрива съответният ред.
В част Суми се задават кои начисления и удръжки да се извеждат като колони в справката. Възможностите са две:
- Извеждане на всички начисления - когато е избрано, в справката ще се изведат всички начисления и удръжки от екран Заплати, в които има суми;
Пример 1: Избира се бутон Нов под падащо меню Шаблон. Въвежда се наименование на шаблона. В част Дни се въвеждат съответно в Наименование и Формула: на първи ред - Отработени дни и 101; на втори ред - Платен отпуск и 1+20+21+22+23+24+25+26. В част Суми се избира: Извеждане на всички начисления. Записваме шаблона. Ако има начислени заплати на служители за съответния месец с данни за отработени дни и платен отпуск в избраните пера, то след извеждане на този шаблон в справката ще присъстват двете колони за избраните дни и отделни колони със сумите на всички начисления и удръжки от екран Заплати.
- Извеждане на зададени пера / формули - когато е избрано, се визуализира допълнителна таблица, в която ръчно да се зададат кои колони да се изведат в справката. За добавяне на колона се избира бутон [+]. В резултат се добавя допълнителен ред, за който се попълва информацията, която ще се извежда във ведомостта в колони като: Наименование, Наименование на др. език, Перо / Формула и Вид. В колона Вид от падащото меню се избира дали данните в колоната да се извеждат от колони Сума, Дни, % от екран Заплати или от картона на служителя. С бутон [-] се изтрива съответният ред.
Пример 2: Избира се бутон Нов под падащо меню Шаблон. Въвежда се наименование на шаблона. В част Дни нищо не се въвежда. В част Суми се избира: Извеждане на зададени пера / формули. Съответно в Наименование, Перо/Формула и Вид се избира: на първи ред - Отработени дни, 101 и Дни; на втори ред - Заплата отработени дни, 101 и Сума; на трети ред - Сума за получаване, СП и Сума. Записваме шаблона. Ако има начислени заплати на служители за съответния месец с данни за отработени дни и сума за получаване в избраните пера / формули, то след извеждане на този шаблон в справката ще присъстват три отделни колони съгласно зададените пера / формули.
В поле Изключи вид осигурен се изброяват видовете осигурени лица, които да не се включват при извеждане на ведомост за заплати. Данните в полето се въвеждат ръчно, разделени със запетая и без интервал (например: 12,14).
В Поле Корекция ширина на колона име се въвеждат стойности между 1 и 100. От тях се определя ширината на колона Име при печат / експорт в PDF на ведомостта.
Важно! Когато отметка Извеждане на всички пера от настройките без проверки за вид на осигурен е включена, във ведомостта ще се изведат колони със сумите от пера 304, 305, 309, 312 и 313. Когато отметката е изключена, дори тези пера да са въведени в таблица Сума, те няма да се изведат в справката.
Добавеният шаблон се записва от бутон Запис. При избор на бутона се извежда въпрос дали шаблонът да се запише за всички фирми. Ако на въпроса се отговори с ОК, той ще се визуализира във всички фирми и ще се избира от падащо меню Шаблон - Потребителски шаблони за всички фирми. Ако на въпроса се отговори с Cancel, шаблонът ще се визуализира само в конкретната фирма, в която е записан, и ще се избира от падащо меню Шаблон - Потребителски шаблони за текущата фирма.
Потребителските шаблони се записват в инсталационната папка на програмата в подпапка data / settings / reports. За всички фирми шаблонът се записва във файл с наименование: payrollSalaries_all.json, а за текущата фирма - с наименование: payrollSalaries_ЕИК на фирмата.json.
Промяна на шаблон
За да се редактира съществуващ стандартен или потребителски шаблон, в падащо меню Шаблон се избира конкретният шаблон и бутон Промяна. Стартира се екранът с настройките на шаблона. Правят се необходимите промени и шаблонът се записва с бутон Запис. Ако шаблонът е бил отворен, за да се видят зададените настройки и няма да се правят промени по него, е необходимо да се избере Отказ.
При промяна на стандартен шаблон, програмата създава негово копие като по този начин се запазва стандартният шаблон и се създава нов потребителски шаблон.
Пример 3: Нужно е да се добави шаблон, който е като стандартен шаблон Основен, но с допълнителни колони за длъжност и отдел на служителите. В него е нужно да се включват и самоосигуряващите се лица с вид осигурен 12, които полагат личен труд. За целта в поле шаблон се избира Основен и бутон Промяна. В новопоявилия се екран се избира наименование на шаблона, включват се отметки Длъжност и Отдел, от поле Изключи вид осигурен се изтрива 12, и се записва шаблонът.
При добавяне на нов шаблон / промяна на съществуващ шаблон, има възможност да се размества подредбата на отметките относно данните от картона на служителите, както и редовете с наименованията и формулите. Извършва се едновременно чрез ляв клик на мишката върху наименованието на отметката / реда с формулата и привлачване нагоре / надолу към желаната позиция.
Изтриване на потребителски шаблон
Не могат да бъдат изтривани стандартните шаблони от програмата.
За да се изтрие записан потребителски шаблон, в падащо меню Шаблон се избира конкретният шаблон и бутон Изтриване. Извежда се въпрос и при потвърждение шаблонът ще се изтрие от падащото меню с шаблони.
Работа локално и работа в мрежа
Независимо от това дали се работи локалнo или в мрежа, потребителските шаблони се запазват само в директорията, в която е инсталирана програмата и от която са записани - например: plusminus7 / data / settings / reports / файлове payrollSalaries_all.json и payrollSalaries_ЕИК на фирмата.json.
Прехвърляне на потребителски шаблони в друга директория или на друг компютър
Записани потребителски шаблони от подпапка data / settings / reports могат да се прехвърлят в друга директория / друг компютър в същата подпапка.
След като се избере конкретен шаблон и се зададат допълнителни настройки, с избор на бутон Изведи на екран се извежда разчетно-платежна ведомост.
Тя може да бъде разпечатана, експортирана във файл с формат PDF и експортирана във файл с формат Excel, съответно чрез бутони Печат, PDF и Експорт.
Подробно описание на работата с Ведомост за заплати може да бъде намерена в меню Помощ / Ръководство или след отваряне на справката и избор на клавиш F1.