В настоящата статия ще бъдат разгледани някои полезни функции в софтуер за заплати Плюс Минус, чрез които може да се оптимизира времето за обработване на даннните и изчисляването на заплатите на служителите в едно предприятие, както и да се избегне промяната на данни в минали периоди по погрешка.
При вход в модула най-отгоре на екрана е разположен главния панел с менюта – операции, документи, справки, бързи бутони и период (актуален месец и година). С ляв бутон на мишката върху периода се избира от календара работните месец и година, за които ще се изчисляват заплатите.
Заключване на месец – за целия персонал или по отдели
Програмата позволява да се заключват записани данни за приключени месеци, за да се избегне промяната им в бъдеще по погрешка.
Това е възможно когато се влезе в модул Заплати на работната фирма и се избере бърз бутон Заплати и след това бутон Катинар.
Месеците могат да се заключват за целия персонал едновременно – при избран радио бутон Персонал под дървото със служителите или по отдели – при избран радио бутон По отдели.
Ако е избран радио бутон Персонал и бутон Катинар е в бял цвят означава, че месецът, който е изведен най-отгоре на екрана, е отключен за промяна и заплатите на всички служители могат да се начисляват, коригират и изтриват. За да се заключи месецът и данните за всички служители да не могат да се променят, трябва да се кликне върху бутон Катинар и по този начин той се променя в червен цвят.
Ако е избран радио бутон По отдели и бутон Катинар е в бял цвят означава, че месецът е отключен за промяна. Тук се позволява заключване на месец за определен отдел / отдели – необходимо е да се маркира отделът и да се кликне върху бутон Катинар и по този начин той се променя в червен цвят. За отделите, за които не е заключен месецът – бутон Катинар се променя в оранжев цвят.
За да се отключи месецът е необходимо да се кликне върху бутон Катинар, който е в червен цвят - аналогично на начина на заключване, т.е. в зависимост от това дали е за целия персонал или не.
АPI ключ на НАП
Добавена е възможност за автоматизирано подаване на Декларации образец 1 и образец 6 към НАП чрез АPI ключ.
За да може да се използва опцията е необходимо потребителите да направят заявление за генериране на API ключ чрез електронна услуга на сайта на НАП.
Получените данни за осъществяване на връзката между API на НАП и Плюс Минус се въвеждат в програмата в първоначалния екран с параметрите на фирмата (Маркира се фирмата / Бутон Промени) в раздел НАП API
В модул Заплати в Операции / Декларации обр.1 и обр.6 се избират видовете декларации, задават се определените настройки и за да се подаде директно информацията към НАП се избира бутон Изпрати към НАП.
Редактиране на Декларации образец 1 и образец 6
От Операции / Декларации обр. 1 и обр. 6 освен да се генерират декларация образец 1 и / или образец 6 с редовни, коригиращи или заличаващи данни за цялата фирма, конкретен отдел или избрани служители, в програмата може и да се редактират декларации.
Редактиране на Декларация образец 1 - в поле Извеждане на се избира Декларация образец 1 и след това бутон Редакция на декларация 1. Използва се за преотваряне и редакция на предварително записан файл с данни от декларация образец 1, както и за обединяване на два или повече файла.
Редактиране на Декларация образец 6 - в поле Извеждане на се избира Декларация образец 1 и 6 или Декларация образец 6. Задават се предварителните настройки и се избира бутон Изведи. Извеждат се попълнените данни в екран Декларация и ако е нужно да се коригират сумите по дължими вноски или данъци, то промените се нанасят ръчно директно в клетките на декларацията.
В Декларация образец 6 има възможност и за промяна на стандартно зададените в програмата разплащателни пера и видове осигурени лица, които участват при формирането на данните за отделните видовете плащания. Това се осъществява от екран Настройки, който се стартира като в основния екран на операцията с ляв бутон на мишката се кликва върху името му. В този екран при необходимост може да бъде променена информацията в колони ТРЗ Пера и Вид осигурен и промените се запазват от бутон Запиши настройки.
Клониране или копиране на служител
Когато има записан картон на служител и се налага да бъде извършена промяна относно правоотношението на служителя и да се създаде нов картон, то може да се използват Операции / Клониране или копиране на служител, за да не се превъвеждат отново всички данни.
Клониране на служител се използва при промяна на длъжността, заплатата или работното време на служителя – т.е. за промяна на съществуващо правоотношение. Копиране на служител се използва при преназначаване на служител – т.е. отразява създаване на ново правоотношение с лицето.
Пример: Ако лице, осигурено за всички соц. рискове (вид осигурен 01) работи на 8 часа на основна заплата 1000 лв. до 09.04.2024г., а от 10.04.2024г. му се увеличава основната заплата на 1200 лв., се използва Клониране на служител. Ако лице е работило до 30.09.2021г. във фирмата и е напуснало, но отново е назначено на 01.04.2024г., се използва Копиране на служител.
Освен по-бързо създаване на нов картон, операция Клониране на служител предоставя и други предимства. Например, програмата следи използвания полагаем отпуск – отчита заредения полагаем отпуск и използваните дни и от стария картон. Също така ако служителят е бил в платен отпуск към или след датата, от която официално му се увеличава заплатата и е клониран – при въвеждане на платения отпуск в екран Отсъствия автоматично ще се изчисли добавка по чл. 21 от НСОРЗ към възнаграждението за платен отпуск и може да се запише коефициентът на увеличение в колона Дни на перо 139 в заплатата на служителя. Ако не е бил клониран служителят, то е нужно ръчно да се въведе коефициентът.
В случай, че е необходимо да се добави нов картон на съществуващ служител, без да се използват операции клониране или копиране, то той се добавя ръчно с промяна в големината на шрифта.
Постоянни разплащателни пера в картоните
Таблицата с Постоянни разплащателни пера е разположена под картона на всяко лице и се използва за въвеждане на суми с постоянен характер, с цел избягване на ръчното им въвеждане всеки месец. Може да се въведат суми за социални разходи, запори и др.
Пример: За служителите се изплащат всеки месец ваучери за храна в размер на 200 лв. За да се извеждат автоматично в заплатите е необходимо на всяко лице в картона му ръчно да се въведе 1001 в колона Код, избира се клавиш Tab, за да се попълни автоматично наименованието на перото Ваучери за храна в колона Име, въвежда се 200.00 в колона Сума и се избира бутон Запиши или клавиш Enter. Ако е нужно да се изтрие въведено перо, то трябва да се изтрие стойността от колона Сума с клавиш Backspace и да се избере бутон Запиши или клавиш Enter.
Стаж – пропуснат или грешен стаж
От бърз бутон Заплати / бутон Начисли автоматично се начисляват заплатите всеки месец на всички служители, както е възможно и да се преизчисли трудовия и професионалния им стаж.
Операцията за начисляване на стаж може да бъде стартирана и от Операции / Изчисляване на стаж. Ако е било пропуснато да се начисли стаж на служителите няколко поредни месеци, то от тази операция трябва да се начисли стажът за всеки един месец поотделно като се променя работният месец от главния панел.
Периодът, до който е начислен стажът, се вижда в личните картони на служителите в поле до месец.
Ако се установи, че в картона на някои от служителите поле до месец не е с коректно начислен стаж до момента, то е възможно той да се коригира от Операция / Служебни / Промяна на стаж като е задължително преди това да се направи актуален архив на базата.
Справка Проверка на минималния осигурителен доход и поле Мин. ОД
Проверка на минималния осигурителен доход може да бъде направена от Справки / Проверка на минималния осигурителен доход. С бутон Списък се извежда списък за Минимален осигурителен доход по основни икономически дейности и квалификационни групи професии съгласно Приложение № 1 към чл. 9, т. 1 от Закона за бюджета на държавното обществено осигуряване.
В поле Мин. ОД в картона на служителя се въвежда минималният осигурителен доход в зависимост от квалификационната група на професията на служителя (поле Код по НКПД от екран Договор) и основната икономическа дейност на фирмата (поле ПНОИД от екрана с основни параметри на фирмата). Когато в картона на лицето в поле Пореден номер на дейност (ПНОИД) номерът е различен от посочения в екрана с параметри на фирмата, минималният осигурителен доход за лицето следва да се определя спрямо посочения пореден номер в картона.
Поле Мин. ОД задължително се попълва, когато сумата на работната заплата на лицето е близка или по-малка от минималния осигурителен доход. Например, ако лице е в продължителен болничен и всичко ФРЗ е под минималния осигурителен доход, то трябва да се попълни поле Мин. ОД в картона на лицето и в този случай осигурителният доход ще се вземе от попълнената сума в поле Мин.ОД, пропорционално на дните.
Поле Мин. ОД може да се попълни ръчно в картоните на служителите или автоматично от справката.
Добавяне на шаблони – за осчетоводяване на заплати и за документи
В Операции / Осчетоводяване на заплати се извежда основният шаблон от програмата с въведени счетоводни сметки, аналитичности, коментари, кодове от ТРЗ и видове осигурени лица.
Освен основния шаблон, може да се създаде и потребителски шаблон. Потребителски шаблон се създава преди да се изведе осчетоводяването, може да се коригират данните на съществуващи редове и/или на допълнителните празни редове да се добавят ръчно данни и накрая промените се записват от менюто с настройки от бутон Запиши настройки. Потребителският шаблон може да е приложим за всички фирми или само за текущата фирма.
От Документи / Договори / Редактор на документи могат да се редактират основни шаблони на документи, както и да се добавят нови шаблони. Промените по шаблоните на документите се отразяват във всички фирми в базата.
В Редактор на документите се избира шаблонът, с който ще се работи. Текстът може да се редактира, чрез лентата с настройки, която се появява над бланката с документа.
Шаблоните могат да се записват като вграден или потребителски документ - вградените документи (пр. трудов договор) може да се заредят за служител като служителят се маркира от дървото с персонала и се избере Документи / Договори / Трудов договор / Помощно меню с настройки / поле Шаблон, а потребителските документи се отварят от Документи / Други.
Автоматично изпращане на фишове по имейл
Фишовете за заплати се извеждат от Справки / Начислени възнаграждения на персонала / Фишове за заплати.
Освен извеждане на фишовете за заплати за определен месец за цялата фирма, за избран служител или за отдел, те могат да се изпратят и автоматично по имейл.
За да се изпращат автоматично фишовете трябва: да се попълнят имейлите на служителите в картоните, да се въведат данните на имейла, от който ще се изпращат фишовете в Сервиз / Настройки / Email и във фишове за заплати да се включат отметка Автоматичен експорт в PDF по служители и отметка на Автоматично разпращане по e-mail.
Файл за превод на заплати по дебитни карти
От Справки / Файл за превод на заплати по дебитни карти е възможно да се запише файл за превод на заплати, аванси или избрани пера по дебитни карти.
Може да се прави избор от различни банки и съответните им формати на файл като се задават и допълнителни настройки и накрая се избира бутон Изведи.
Файл за платежни нареждания за осигуровки
В програмата е предвидена възможност за запис на данните във файл с формат, определен от банката, в която ще се импортират данните.
От Документи / Платежни нареждания / Платежни нареждания за осигуровки или от Справки / Дължими осигуровки и данък / Параграфи НАП е необходимо да се изведат данните и след това да се избере бутон Ел. банкиране от менюто с настройки.
Избира се банката, задават се допълнителни настройки и накрая бутон Експорт.
Обединяване данни по ЕГН
Когато се извеждат документи и справки за избран служител и когато той има повече от един картон, в помощното меню към документите и справките се добавя бутон Обединяване данни по ЕГН.
При избор на бутона на екран се извеждат всички картони за избраното ЕГН. От този екран е необходимо е да се направи избор дали в документа / справката да участват само данни от първоначално маркирания картон или от повече картони за избраното ЕГН като се включи отметката пред името от картона.
Ако не се избере бутона (не се визуализират на екран всички картони на лицето), то данните ще се изведат само за картона на маркираното лице от дървото.
Пример за документи и справки: Служебна бележка по чл. 45, ал. 1 от ЗДДФЛ, Удостоверение, Файл за превод на заплати по дебитни карти и др.
Подробно описание на работата с операциите и справките може да бъде намерена в меню Помощ / Ръководство или след отварянето им и избор на клавиш F1.