В Наредбата за вписване в регистъра на заетостта се уреждат сроковете, начинът и редът за вписване и съхранение на данни в регистъра на заетостта.
Когато контролен орган на Изпълнителна агенция Главна инспекция по труда или орган по приходите на Националната агенция за приходите установи несъответствие между вписани данни в единния електронен трудов запис и фактическите условия по трудовото или служебното правоотношение, работодателят или органът по назначаване е длъжен да впише, коригира или заличи данните, като подаде електронен трудов запис в тридневен срок от установяване по съответния ред на несъответствието.
Работодателят и органът по назначаването могат и по своя инициатива да впишат, коригират или заличат данни в единния електронен трудов запис, като подадат електронен трудов запис съгласно приложение № 1.
Коригиране на електронен трудов запис
Когато електронният трудов запис е подаден и се установи грешка в подадените данни, е необходимо да се подаде ЕТЗ с код Корекция. В тези случаи, освен коригираните данни, се попълват всички останали данни от подадения преди това ЕТЗ.
С код Корекция не могат да се коригират данните в следните полета:
- В документ Трудов договор (ТД) / Заповед за назначаване на служебно правоотношение (ЗН) – Вид правоотношение, Тип на документа, ЕИК на работодателя или органа по назначаването, ЕГН (ЛН, ЛНЧ), Служебен номер от НАП на служителя, Код за ЕГН /ЛН, ЛНЧ/Сл. номер от НАП, Име, Презиме и Фамилия на служителя, Дата на сключване на трудовия договор или на издаване акта за назначаване и Основание на трудовия договор или акта за назначаване.
- В документ Допълнително споразумение (ДС) / Заповед за изменение на служебно правоотношение (АИДС) – Вид правоотношение, Тип на документа, ЕИК на работодателя или органа по назначаването, ЕГН (ЛН, ЛНЧ), Служебен номер от НАП на служителя, Код за ЕГН /ЛН, ЛНЧ/Сл. номер от НАП, Име, Презиме и Фамилия на служителя, Дата на сключване на трудовия договор или на издаване акта за назначаване, Основание за промяна на правоотношението и Дата на сключване на допълнителното споразумение или издаване на акта за промяна на служебното правоотношение.
- В документ Заповед за уволнение (ЗУ) / Заповед за прекратяване на служебно правоотношение (ЗУДС) – Вид правоотношение, Тип на документа, ЕИК на работодателя или органа по назначаването, ЕГН (ЛН, ЛНЧ), Служебен номер от НАП на служителя, Код за ЕГН /ЛН, ЛНЧ/Сл. номер от НАП, Име, Презиме и Фамилия на служителя, Дата на сключване на трудовия договор или на издаване акта за назначаване и Основание на трудовия договор или акта за назначаване.
Ако е необходима промяна в тези полета, първо се подава ЕТЗ с код Заличаване и след това – нов ЕТЗ с редовни данни.
Ако е допусната грешка в някое от останалите полета, е необходимо да се подаде ЕТЗ с код Корекция.
Когато е подаден електронен трудов запис за сключен трудов договор / акт за назначаване, без попълнена дата в поле Дата на начало на изпълнение на трудовия договор или на възникване на служебното правоотношение, е необходимо при попълване на тази дата да се подаде електронен трудов запис с код корекция на вече подадения документ – ТД / ЗН.
ЕТЗ с код Корекция се подава и ако е получено запорно съобщение по чл. 512, ал. 5 от Гражданския процесуален кодекс или ако е получено съобщение за вдигане на запора. В тези случаи с код корекция се подава последният подаден документ за служителя в НАП – ТД или ДС / ЗН или АИДС.
Датата на сключване на трудовия договор, след изтичане на тридневния срок за подаване на ЕТЗ, може да се коригира от работодателя само след предписание от контролните органи на Изпълнителна агенция Главна инспекция по труда.
Когато вече е подаден електронен трудов запис за прекратяване на правоотношението, работодателят или органът по назначаването, трябва да подаде електронен трудов запис с код корекция в седемдневен срок от:
- изплащане на обезщетение при прекратяване на трудовото правоотношение на основание чл. 222, ал. 2 и/или ал. 3 от Кодекса на труда;
- изплащане на обезщетение при прекратяване на служебното правоотношение на основание чл. 106, ал. 3 от Закона за държавния служител;
- влизане в сила на съдебно решение, с което е установена продължителността на трудов или служебен стаж;
- влизане в сила на съдебно решение, с което е поправено основанието за прекратяване на трудовото или служебното правоотношение.
Заличаване на електронен трудов запис
В някои случаи се налага подаден електронен трудов запис да се заличи. Например, когато е подаден електронен трудов запис за сключен трудов договор, но работникът не се яви на работа. Или в седемдневен срок, когато е влязло в сила съдебно решение, с което уволнението на работника или служителя или прекратяването на служебното правоотношение на държавния служител е признато за незаконно.
Също така се заличава, ако в подадения електронен трудов запис е допусната грешка в някои от полетата, които не могат да се коригират (описани в част Коригиране на електронен трудов запис). Ако е необходима промяна в тези полета, първо се подава ЕТЗ с код Заличаване и след това нов ЕТЗ с редовни данни.
Заличаване на вписани данни за сключен трудов договор или възникнало служебно правоотношение след изтичане на тридневния срок за подаване на ЕТЗ се извършва от работодателя или органа по назначаване с електронен трудов запис съгласно приложение № 1, подаден на електронен носител с придружително писмо съгласно приложение № 4.
Когато с код Заличаване се заличава ЕТЗ за сключен трудов договор или възникнало служебно правоотношение, за който са подавани записи за изменение и/или прекратяване, първо се подава ЕТЗ за заличаване на подадените записи за изменението и/или прекратяването.
Коригиране или Заличаване на електронен трудов запис в модул Заплати на ERP система Плюс Минус
За да се подаде електронен трудов запис с код Корекция или с код Заличаване, е необходимо подаденият документ (ТД, ДС, ЗУ / ЗН, АИДС, ЗУДС) да се преотвори от меню Справки / Личен състав / Издадени документи.
В помощното меню с настройки, в поле Код корекция, се избира Коригиращи данни или Заличаващи данни.
Ако документът е с коригиращи данни, се нанасят необходимите промени.
Документът се презаписва от бутон Запиши.
Програмата извежда въпрос „Желаете ли документът да запишете промените в картона на лицето?“. Ако се отговори положително, данните в картона на лицето ще се заменят с тези от документа.
Извежда се и втори въпрос „Желаете ли документът да фигурира като неподаден в НАП?“. Необходимо е да се отговори положително, за да може документът да се изведе в операция Електронен трудов запис.
Файлът с електронния трудов запис с код Корекция или с код Заличаване се формира от операция Електронен трудов запис.