Реда и правилата за определяне на работното време и почивките при работа по трудово правоотношение са регламентирани в Кодекса на труда, Наредба за работното време, почивките и отпуските, Наредба за видовете работи, за които се установява намалено работно време и други нормативни актове.
В софтуер за заплати Плюс Минус е разработена възможност за импортиране на графици от предварително подготвен файл на служителите, които работят на смени.
Предварителни настройки
В програмата могат да се импортират файлове с два вида данни. Единият е с попълнени смени (вид данни По смени), а другият е с попълнени часове (вид данни По часове). Връзката между лицата във файла и служителите в програмата става посредством списъчен номер. Затова е необходимо да се направят няколко предварителни настройки.
В картона на служителите, в екран Допълнителни, е необходимо, да се включи отметка Почасово и да се попълни параметър Спис. ном. Този списъчен номер се вписва във файла.
Ако ще се импортира файл с вид данни По смени, е необходимо в меню Операции / Почасово заплащане / Смени да бъдат добавени и смените, на които работят служителите. Номерата на смените се вписват във файла.
Подготовка на файл при импорт с вид данни По смени
Файлът, който се импортира е във формат .csv и има точно определена структура.
За целта се стартира Excel и на първият ред се въвеждат имената на колоните. Имената на първите три колони са: № , Три имена , Спис. Номер. Имената на колони от 4-та до края трябва да съдържат като число деня от месеца. Това число се използва за определяне на датата, на която се записват смените в графика. Ако месецът има 31 дни, трябва последователно да се добавят 31 колони и имената на колоните ще бъдат както следва: 1, 2, 3, … 30, 31. В един файл може да има данни само от 1 календарен месец.
Данните, които се попълват на следващите редове са:
- Колона 1 - № - попълва се пореден номер на служителя във файла: 1, 2, 3, …;
- Колона 2 - Три имена - в колоната се попълват трите имена на служителя. Не се следи за съвпадение на шрифта - големи / малки букви;
- Колона 3 - Спис. Номер – попълва се списъчният номер на служителя. Този списъчен номер трябва да отговаря на списъчния номер попълнен в картона на лицето. Връзката между данните във файла и служителите в модул Заплати се осъществява чрез него;
- Колони 4 и т.н. - за всеки ден от месеца се попълва номерът на смяната , която лицето ще работи през конкретния ден. Обработват се само колоните в, които има попълнено число с номер на смяна. В случаите, в които колоната е празна или в нея е попълнен текст, се счита, че лицето не е на работа. Номерата на смените трябва да отговарят на номерата в екран Смени на Почасово заплащане.
За да бъде записан файлът във формат .csv, е необходимо в Excel да се избери Файл / Запиши като / Преглед и в падащото меню Запиши като тип да се избере CSV (разделител със запетая).
Подготовка на файл при импорт с вид данни По часове
Файлът, който се импортира е във формат .** csv**и има точно определена структура.
За целта се стартира Excel и на първият ред се въвеждат имената на колоните, а на всеки следващ ред се попълват данните за графиците на служителите. Имената на колоните са следните:
-
Име - в колоната се попълват трите имена на служителя. Не се следи за съвпадение на шрифта - големи / малки букви;
-
Спис. Номер - попълва се списъчният номер на служителя. Този списъчен номер трябва да отговаря на списъчния номер попълнен в картона на лицето. Връзката между данните във файла и служителите в модул Заплати се осъществява чрез него;
-
Дата – попълва се датата във формат dd.mm.yyyy , на която лицето ще е на работа. За всяка дата, на която лицето ще работи се попълва нов ред;
-
Смяна – ако в програмата има въведени смени, може да се попълни номерът на смяната , по която лицето ще работи на избраната дата. Ако няма въведени смени, колоната се оставя празна и се попълват колони От час и До час;
-
От час - задължително се попълва, когато не е попълнена колона Смяна. В колоната се попълва началният час на отработеното време за избраната дата. Часът се попълва във формат hh:mm ;
-
До час - задължително се попълва, когато не е попълнена колона Смяна. В колоната се попълва крайният час на отработеното време за избраната дата. Часът се попълва във формат hh:mm ;
-
Дневен – Попълва се броят на часовете дневен труд за избраната дата. Колоната може да се остави празна и в този случай програмата ще пресметне автоматично часовете на база отработеното време;
-
Нощен – Попълва се броят на часовете нощен труд за избраната дата. Колоната може да се остави празна и в този случай програмата ще пресметне автоматично часовете на база отработеното време.
За всяка дата, на която служителите са били на работа, се въвежда нов ред с данни във файла.
За да бъде записан файлът във формат .csv, е необходимо в Excel да се избери Файл / Запиши като / Преглед и в падащото меню Запиши като тип да се избере CSV (разделител със запетая).
Импортиране на файл
Записаният файл се импортира от меню Операции / Почасово заплащане / График - бутон Импорт. На екран се зареждат предварителните настройки при импорт на график:
- В поле Вид данни се избира По смени / По часове ;
- В поле Месец се избира месецът, за който ще се импортират графиците. Ако в програмата има записани графици за избрания месец, те ще бъдат заменени от графиците, които се импортират от файла;
- В поле Персонал по се избира списъчен номер ;
- Когато отметка Запис на данни само за лица с отметка почасово заплащане е включена, при импорт на файла ще се съставят графици само за лица, които имат включена отметка Почасово в картона. Когато във файла съществува лице, което е намерено по списъчен номер, но няма отметка Почасово, график няма да бъде записан;
- Когато отметка Забрана за запис на данни при намерени грешки е включена и във файла има открити грешки, графиците няма да се импортират.
С бутон Четене се отваря диалогов прозорец за избор на файл. Файлът е с разширение .csv и се избира с двоен клик на мишката или бутон Open. След импорт на файла, графиците се зареждат в меню Операции / Почасово / График за всеки от служителите. За да бъдат заредени данните от тях в екран Заплати, е необходимо графиците да бъдат записани с бутон Запиши.
Ако във файла има номера на смени, които липсват в програмата, ще се изведе съобщение и графиците няма да се импортират. Списък със смените, които липсват ще се експортира в инсталационната директория на програмата подпапка exports. Файлът е с име: missingShifts.txt.
Ако във файла има добавени лица със списъчни номера, който липсва в програмата, графиците за тях няма да се импортират и ще се изведе съобщение, в което са описани номерата им.
Импортираните графици могат да бъдат променяни или изтривани от меню Операции / Почасово заплащане / График за всеки служител.