Командироването на служители често е свързано с недостатъчна яснота във връзка с документалната обоснованост. Статията има за цел да проследи основните моменти и необходимите документи, за да бъде този разход данъчно признат.
Необходимите документи могат да бъдат издадени от софтуер за Личен състав Плюс Минус
Същност, продължителност и ред на командироването
Командироването става по решение на работодателя, когато се налага във връзка с осъществяване на икономическата дейност. По време на командировката работниците изпълняват обичайните си трудови задължения, но извън мястото на постоянната им работа (определено в трудовия договор). Командироването може да се случва на територията на страната или в чужбина.
Командироването се извършва въз основа на предварително издадена писмена заповед от работодателя или от упълномощено от него длъжностно лице (чл. 8. ал. 1 НКС и чл. 5, ал. 1 от НСКСЧ). Тя трябва да съдържа задължителни реквизити, които са посочени в чл. 9 от НКС и чл. 5 от НСКСЧ.
Документът може да бъде стартиран от Документи/ Командировки/ Заповед за командировка.
Важен момент е определянето на точния период на командироването. Определя се в календарни дни, като се включват дните за изпълнението на задачата, дните на пътуването, почивните и празничните дни.
Пример: Служител се командирова за период от 02.05.2024 г. до 10.05.2024 г. В заповедта трябва да се попълнят 9 дни, а не 5 дни.
Определянето на дните има важно значение, защото размерът на сумата на командировъчните се определя съобразно дните на командироването. Също така трябва да се предвиди, че при общо над 30 дни командироване е необходимо писмено съгласие на работника (чл. 121 ал. 2 от КТ). При командировките в чужбина общата продължителност за календарната година не може да надвишава 180 дни, за лицата заемащи длъжности във ведомствата, както и за дипломатическите куриери към МВнР (чл. 11 от НСКСЧ).
Документ за съгласие може да се стартира от Документи/ Командировки/ Съгласие на служител по чл. 121, ал. 2 от КТ.
За командироване на бременна жена, работничка и служителка в напреднал етап на лечение ин-витро и майка на дете до 3-годишна възраст се изисква нейното писмено съгласие.
Документ за съгласие се стартира от Документи/ Командировки/ Съгласие на служител по чл. 310 от КТ.
Размер на командировъчните средства
За времето на командироване на лицата се полага освен брутното им трудово възнаграждение и пътни, дневни и квартирни пари, застраховки, паспортни, визови и други такси.
Пътните пари се изплащат, за да покрият разходите за отиване до мястото на изпълнение на задачата и обратно.
Пример: Служител се командирова от гр. Варна в гр. София. Работодателят трябва да заплати билет за автобус или влак в двете посоки, както и разходите за билети за градския транспорт в рамките на гр. София до място на работа.
Задължително се прилагат документите за доказване на транспортните разходи – бордна карта и за двете посоки, когато пътуването е извършено със самолет, билет за автобус или влак, когато пътуването е извършено със съответния друг транспорт, фактури за гориво, ако е с автомобил.
Когато пътуването е извършено с автомобил, разходите се доказват с пътен лист. Пътните пари са в размер на равностойността на изразходваното гориво по определени от производителя разходни норми за най-икономичния режим на движение. Следва да се има предвид, че когато с едно и също моторно превозно средство пътуват повече от един работник, пътните пари се изплащат само на собственика на автомобила.
Пътен лист може да се попълни от Документи/ Командировки/ Пътен лист.
Не се изплащат пътни разходи на командированите, когато се ползва безплатен транспорт за отиване до мястото на командироването, когато се намират там на друго основание, за връщане в мястото на постоянната работа, когато виновно не се завърнат своевременно след изпълнение на служебната задача (чл. 15 от НКС).
Пример: Служител е командирован от гр. София в гр. Бургас за период от 01.07.2024 г. до 05.07.2024 г. Решава да се възползва от слънчевото време и да отиде на плаж събота и неделя. Закупува си билет за автобус за 07.07.2024 г. Сумата на билета за връщане в гр. София няма да му бъде призната и ще остане за негова сметка.
С дневните пари се осигуряват средства за храна, вътрешен градски транспорт и други разходи.
Минималния данъчно признат размер на дневните пари за командировки в страната е в размер 40 лв. за всеки ден от командировката, когато командирования остава да нощува в мястото на командировката и в размер на 20 лв., когато е без нощуване (чл. 19 от НКС). Не се полагат дневни пари, ако на мястото на командировката има целодневно безплатна храна.
Пример: Командирования е настанен в хотел при условията на т.нар. all-inclusive.
Минималния данъчно признат размер на дневните пари по държави за командировки в чужбина е посочен в Приложение № 2 от НСКСЧ. В зависимост от това до къде пътува лицето, може да му се изплащат дневни пари до двойния им размер. Когато приемащата страна осигурява пълен пансион в натура, на командированите лица се изплаща 30 на сто от размера на полагащите се дневни пари.
Пример: За лице командировано в Германия според таблицата в Приложение № 2 от НСКСЧ се полагат дневни пари по 56 EUR на ден. Лицето има право на до 112 EUR на ден.
В хотела има осигурени обяд и вечеря. На работника трябва да бъдат изплатени 30 на сто за други разходи от размера на дневните пари (112*0.3 = 33.6 EUR на ден).
Квартирните пари (разходите за нощувки) задължително трябва да са фактурирани на името на фирмата. Те са в размер на действително платените суми (вкл. за данъци и такси), но не повече от утвърдената в заповедта сума за една нощувка. Не се допуска компенсация между отделните нощувки.
Пример: В заповедта са посочени квартирни пари по 100 лв. на нощувка. За първата нощувка са заплатени 80 лв., а за втората нощувка са заплатени 120 лв. Ще бъдат признати за разход 180 лв., а не 200 лв.
При командировка в чужбина максималният размер на квартирните е различен, в зависимост от държавата съгласно Приложение № 2 от НСКСЧ.
Пример: За Белгия сумата е до 207 EUR за нощувка, а за Великобритания сумата е до 205 EUR.
Отчет от командированото лице
Командированият е длъжен в 3-дневен срок след завръщането си от командировка да даде отчет за извършената работа.
Ръководителите са длъжни в 5-дневен срок да вземат становище по отчета. (чл. 21, ал. 1 от НКС).
В 10-дневен срок от завръщането си лицата или ръководителите на делегации, командировани от ведомства, представят доклад за извършената работа (чл. 38, ал. 1 от НСКСЧ).
На база на отчета за командировка се възстановяват изразходваните средства или лицето връща неусвоената сума от предоставения му служебен аванс.
Документ за отчет се стартира от Документи/ Командировки/ Отчитане на разходите за командировка.
Подробна справка по отчети за командироване може да бъде изведена от Справки/ Командировки.
Подробна информация относно работа с посочените документите и справката може да бъде получена чрез клавиш F1 или от меню Помощ / Ръководство.