Длъжностната характеристика е вътрешен документ, в който се уреждат правата и задълженията на работника или служителя, свързани с характера на възложената работа, произтичащ от длъжността, за която се сключва трудовият договор.
Длъжностната характеристика се създава за всяка отделна длъжност в предприятието като няма нормативно регламентирани реквизити и утвърдена бланка.
В практиката се е утвърдило тя да съдържа следните данни: точното наименование на длъжността и нейния код (НКПД 2011); образователните и квалификационни изисквания за длъжността; необходими умения и компетенции; описание на дейностите и процесите характерни за длъжността; подчиненост, връзки и взаимодействия с други длъжности; трудовите задължения и отговорности на работника или служителя; условията на труд и др.
В бюджетните предприятия, за разлика от частния сектор, структурата и процедурите за разработване, утвърждаване, изменение и съхраняване на длъжностните характеристики са определени с Наредба за длъжностните характеристики на държавните служители. Длъжностните характеристики се разработват въз основа на правила съгласно приложение № 1 и във формат съгласно приложение № 2 от наредбата.
Екземпляр от длъжностната характеристика се предоставя на работника или служителя при сключване на трудовия договор срещу подпис като се отбелязва и датата на връчване (съгласно чл. 127, ал. 1, т. 4 от Кодекс на труда). Документът се подписва и от лицето, което я е изготвило и от работодателя, който я е утвърдил.
Няма нормативно ограничение след сключване на трудовия договор да се правят изменения и допълнения в длъжностната характеристика от страна на работодателя. Промените трябва да съответстват на характера на възложената работа, произтичащ от длъжността, за която е сключен трудовият договор.
Работодателят задължително уведомява работника или служителя за извършените промени в длъжностната характеристика. От своя страна работника или служителя следва да даде своето съгласие. Съгласието се дава чрез подписване на новата характеристика и посочване на датата, на която е запознат с нея.
В някои случаи работодателят може едностранно да направи промени по длъжностната характеристика, например при промяна на изисквания за заемане на длъжността (образование, правоспособност и др.).
Въвеждане на Длъжностна характеристика в Плюс Минус
В софтуер за заплати Плюс Минус документът се стартира от меню Документи / Договори (модул Заплати) и меню Документи / Трудови правоотношения (модул Личен състав).
Във формат за бюджетните институции документът е наличен само в модул Личен състав Професионал и се стартира от меню Документи / Служебни правоотношения.
Създаване на Длъжностна характеристика
Основни стъпки при попълване на документ Длъжностна характеристика са следните:
-
От дървото с персонала се избира служителя, за който ще се изготвя документа – с ляв бутон на мишката се кликва върху името му;
-
Стартира се документ Длъжностна характеристика – от меню Документи / Договори (модул Заплати), меню Документи / Трудови правоотношения (модул Личен състав) или Документи / Служебни правоотношения (модул Личен състав);
-
От поле Шаблон се избира изгледът на документа – използва се ако от Редактор на документи са записани потребителски шаблони. В противен случай се зарежда стандартно заложената в програмата бланка.
-
Във всички необходими полета от Длъжностната характеристика ръчно се въвежда текст или от поле Отваряне на шаблон се избира предварително записан шаблон с данни за длъжността;
-
Попълнената Длъжностна характеристика се записва с избор на бутон Запиши. Документът може да бъдат отпечатан чрез избор на бутон Печат.
Създаване на шаблон с данни
Предвидена е възможност информацията за длъжността (изисквания, подчиненост, задължения и др.) да бъде запомнена като шаблон с цел избягване повторното въвеждане на еднотипни данни за една и съща длъжност.
За да се създаде нов шаблон е необходимо в бланката на документа ръчно да се попълнят полета с основните характеристики на длъжността и след това да се избере бутон Запис на шаблон.
В допълнителен прозорец се въвежда име на шаблона и се избира бутон Добре. Името на шаблона се добавя автоматично в падащото меню в поле Отваряне на шаблон.
При създаване на нов документ Длъжностна характеристика след избор на шаблона от поле Отваряне на шаблон данните за длъжността се зареждат автоматично в документа.
Важно! Записаните шаблони с данни се съхраняват локално в инсталационната директория на програмата, в която са създадени в поддиректория data \ settings \ docs с наименование на файл payrollDH.json съответно hrDHB.json (за бюджетни длъжностни характеристики). За да се ползват в друга инсталация / на друг компютър трябва да се копират и поставят в същата поддиректория.
Подробно описание на работата с документа може да бъде намерена в меню Помощ / Ръководство или към всяка отделна с избор на клавиш F1.