В практиката възникват ситуации, при които служителят, титуляр на дадена длъжност, не може да изпълнява задълженията си за определен период от време.
Работодателят може да възложи изпълнението на задълженията на отсъстващия титуляр на друг служител от същото предприятие при условията на вътрешно заместване.
Най-често това се случва при отсъствия поради ползване на продължителен отпуск за временна неработоспособност, бременност, раждане, отглеждане на малко дете и други.
Вътрешното заместване е нормативна възможност, а не задължение за работодателя. То зависи от неговата преценка дали работата на отсъстващия служител може да се разпредели между другите служители, дали да назначи заместник или длъжността да остане незаета.
Разпоредбата на чл. 259, ал. 1 КТ урежда случаи, когато се извършва вътрешно заместване в рамките на установеното работно време на заместника.
Когато работник или служител изпълнява длъжност или работа на отсъстващ работник или служител, той ползва правата за тази длъжност или работа, включително и трудовото възнаграждение, ако това е по-благоприятно за него. Ако той изпълнява през това време и своята работа или длъжност, има право и на допълнително трудово възнаграждение, което се уговаря между страните по трудовото правоотношение.
Работник или служител, който по длъжност е заместник на отсъстващия не може да се ползва от правата по чл. 259, ал. 1 КТ (чл. 259, ал. 2 КТ).
Пример: Главният счетоводител на фирмата излиза в отпуск по бременност и раждане. Във фирмата има назначен Заместник главен счетоводител, който ще изпълнява задълженията на отсъстващия.
Вътрешно заместване с преустановяване изпълнението на задълженията по основната длъжност на заместника
В този случай заместващият служител преустановява изпълнението на своята длъжност и започва да изпълнява само длъжността на отсъстващия работник или служител, докато трае отсъствието.
В зависимост от това кое е по-благоприятно за него той може да се ползва от правата си по основната си длъжност или от правата, които произтичат от длъжността или работата на замествания, включително и трудовото възнаграждение.
Пример: Домакинът на фирмата излиза в продължителен неплатен отпуск. Склададжията, ще заема длъжност Домакин до неговото завръщане.
Вътрешно заместване с изпълнение на задълженията по основната длъжност на заместника и тази на отсъстващия служител
В този случай условията на трудовото правоотношение по основната работа на заместника не се променят. За допълнителната работа, произтичаща от заместването, той има право на допълнително трудово възнаграждение, чийто размер се уговаря между страните по трудовото правоотношение.
Според разпоредбата на чл. 17, ал. 1, т. 4 НСОРЗ в брутното трудово възнаграждение за определяне на възнаграждението за платен годишен отпуск по чл. 177 КТ или на обезщетенията по чл. 228 КТ се включва и допълнителното трудово възнаграждение при вътрешно заместване по чл. 259 КТ.
Пример: Специалист труд и работна заплата на фирмата излиза в продължителен отпуск за временна неработоспособност. Главният счетоводител, ще изпълнява освен своите задължения и задълженията на отсъстващия.
Документиране на вътрешно заместване
Разпоредбата на чл. 259, ал. 3 КТ изисква вътрешното заместване да се извършва със съгласието на работодателя и работника или служителя, изразено в писмена форма. Следователно, трябва да се оформи допълнително споразумение между страните, в което да е изразена писмената воля на двете страни за осъществяване на заместването.
Задължителни реквизити на допълнителното споразумение за вътрешно заместване са:
- трите имена и длъжността на заместващия;
- трите имена и длъжността на замествания;
- срокът на заместването;
- размерът на трудовото възнаграждение, което ще получава заместникът.
В споразумението може да бъде посочено, че при завръщане на замествания работник или служител заместникът се връща на длъжността или работата, която е изпълнявал до заместването
В случаите, когато служителят, в рамките на установеното за него работно време, заедно с изпълнение на основната си работа ще изпълнява и работата на отсъстващия, могат да се уговорят и допълнителни клаузи към споразумението.
Пример: Дали изцяло или само някои от трудовите задължения на замествания ще бъдат възложени на заместника, времето през работния ден, в което ще се извършват и др.
При необходимост се прави промяна в длъжностната характеристика на заместващия, с цел допълнение и описание на характера на възложената работа.
При заместване на основание чл. 259 от КТ, когато има промяна само във възнаграждението на лицето, не се подава до НАП уведомление по чл. 62, ал. 5 от КТ.
При сключване на допълнителното споразумение на основание чл. 259 от КТ, трябва внимателно да се прецени дали се променя длъжността на лицето (кодът по НКПД).
При съвместяване на длъжности като основна длъжност за лицето се определя тази, която определя по-голяма част от работното му време.
Следва да се има предвид, че когато лицето изпълнява задължения, изискващи различна степен на квалификация и равнище на образование, с приоритет са професиите с най-висока степен на квалификация.
При промяна на длъжността се подава до НАП уведомление по чл. 62, ал. 5 от КТ, като в т. 8 Основание на договора се попълва 15 - трудов договор за вътрешно заместване по чл. 259 КТ.
В ERP система Плюс Минус създаване на документи Допълнително споразумение и Длъжностна характеристика се извършва от Документи/ Договори – модул Заплати или от Документи/ Трудови правоотношения – модул Личен състав.
Документите могат да бъдат повторно отворен с цел корекция или печат от Справки / Личен състав / Издадени документи. Документите, които не трябва да фигурират в базата могат да се изтрият с помощта на червения хикс в края на реда на всеки документ.
Информацията от допълнителното споразумение служи като база за изготвяне на Уведомления за трудови договори по чл. 62, ал. 5 от КТ. Файл за НАП се записва от Операции/ Уведомления за трудови договори в модул Заплати.
Подробна информация относно работа с посочените документи, справката и операцията може да бъде получена чрез клавиш F1 или от меню Помощ / Ръководство.
Вижте още: софтуер за заплати Плюс Минус