Вписване на трудови правоотношения в регистъра на заетостта

В бр. 65 на Държавен вестник от 02.08.2024 г. е обнародвано Постановление № 267 на Министерски съвет, с което се правят промени в Наредбата за трудовия стаж и се приема Наредба за вписване в регистъра на заетостта.

Наредбата се приема на основание чл. 62, ал. 5 от Кодекса на труда (КТ) и чл. 120, ал. 1 от Закона за държавния служител (ЗДСл). Със Закона за изменение и допълнение на Кодекса на труда, обн. ДВ, бр. 85 от 2023 г., са приети съществени промени свързани с уреждането на трудовата и служебната книжа. Промяната в КТ влиза в сила от 01.06.2025 г., а в ЗДСл от 01.06.2026 г.

Съответно Наредбата за вписване в регистъра на заетостта влиза в сила от 01.06.2025 г. за трудовите правоотношения и от 01.06.2026 г. за служебните правоотношения.

Промени в Кодекса на труда

С промените в КТ отпада задължението на работодателите да издават и да вписват информация в хартиени трудови книжки. Регламентира се задължение работодателите да вписват данни в регистъра на заетостта при сключване, изменение и прекратяване на трудови договори. Вписването става с подаване на единен електронен трудов запис.

Електронният трудов запис е електронен документ, който съдържа данни и обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя, и е официален удостоверителен документ.

Регистърът на заетостта съдържа всички вписани електронни трудови записи на работниците и служителите.

Трудовата книжка, издадена преди 01.06.2025, е официален удостоверителен документ за вписаните в нея обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя.

В срок до 1 юни 2026 г. или при прекратяване на трудовото правоотношение в периода от 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г. работодателите оформят трудовите книжки на работниците и служителите, като вписват продължителността на трудовия стаж, положен от работника или служителя при него до 1 юни 2025 г. След оформянето ѝ трудовата книжка се връща на работника или служителя.

Регистър на заетостта

Националната агенция за приходите (НАП) поддържа регистър на заетостта, който съдържа единните електронни трудови записи на работниците и служителите. Данните в регистъра на заетостта се вписват въз основа на приетите в НАП електронни трудови записи, подадени от работодателите съгласно приложение № 1 или приложение № 2 от Наредбата. Първоначалните данни в регистъра се попълват от НАП, на база на регистъра на трудовите договори и други източници.

НАП осигурява достъп до регистъра на:

физическото лице до наличните данни в неговия единен електронен трудов запис;
родителите, настойниците и попечителите на лица до 18-годишна възраст до наличните за тези лица данни в единния електронен трудов запис;
работодателя за подадените от него данни в единните електронни трудови записи за лицата, с които е в трудови правоотношения;
работодателя за данни от единен електронен трудов запис на лицето, с което е в трудово правоотношение, подадени от предходни работодатели, с изключение на данните за размера на трудовите възнаграждения и обезщетения;
работодателя за данни за трудовия стаж, когато лицето участва в конкурс за заемане на длъжност и има съгласие от кандидата.

Подаване на Електронен трудов запис

Работодателите могат да вписват, коригират и заличават данни в електронния трудов запис като:

подадат файл по електронен път чрез КЕП чрез портала за електронни услуги на НАП;
подадат файл на електронен носител и представят придружително писмо съгласно приложение № 4 от Наредбата.

Работодателите подават електронен трудов запис съгласно приложение № 1 от Наредбата:

1. В тридневен срок от сключване на трудовия договор.

2. С данни за началото на изпълнението на трудовия договор преди постъпване на работа на работника или служителя.

3. В тридневен срок при изменение на трудовото правоотношение относно:

основанието на трудовия договор;
срока на договора, когато е уговорен такъв;
размера на основното трудово възнаграждение;
кода на заеманата длъжност по НКПД;
кода на основната икономическа дейност, в която лицето е заето, съгласно Класификацията на икономическите дейности;
мястото на работа. Не се подава електронен трудов запис при изменение на мястото на работата в случаите на командироване по реда на Наредбата за командировките в страната, или на Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина, или при промяна на мястото на работа по реда на чл. 107з, ал. 8, изречение второ от КТ.
продължителността на работното време;
уговорения платен годишен отпуск.

4. В тридневен срок при командироване по реда на чл. 121а, ал. 1, т. 1 от КТ.

5. В тридневен срок при получаване на запорно съобщение по чл. 512, ал. 5 от Гражданския процесуален кодекс или вдигане на запора.

6. В седемдневен срок от прекратяване на трудовото правоотношение.

7. В седемдневен срок при изплащане на обезщетение при прекратяване на трудовото правоотношение на основание чл. 222, ал. 2 и/или ал. 3 от КТ.

8. В седемдневен срок при влизане в сила на съдебно решение, с което:

е установена продължителността на трудов стаж;
е признато за незаконно уволнението на работника или служителя;
е поправено основанието за прекратяване на трудовото правоотношение.

След получаване на електронен трудов запис НАП издава на работодателя протокол съгласно приложение № 5, който съдържа данни за вписаните и за невписаните електронни трудови записи и причината за невписването им. В тридневен срок от получаване на протокола работодателят отстранява причината за невписването и подава отново електронен трудов запис. Работодателят предоставя на работника или служителя преди постъпването му на работа копие от протокола с вписани данни за началото на изпълнение на трудовия договор.

Подаване на електронен трудов запис със софтуер за заплати Плюс Минус

При сключване на трудов договор, е необходимо за служителят да се запише документ Трудов договор (ТД). При промяна на трудово правоотношение – документ Допълнително споразумение (ДС). А при прекратяване на трудово правоотношение се записва документ Заповед за уволнение (ЗУ).

Важно! В документи Допълнително споразумение и Заповед за уволнение се извиква вече записания Трудов договор.

След запис на съответния документ, файлът с електронния трудов запис се формира от операция Електронен трудов запис. В падащото меню за вид се избира Сключване, промяна и прекратяване на трудов договор или служебно правоотношение. В операцията могат да се зададат филтри за вида на документа, вида на данните, името на служителя и др. Операцията се извежда. Редът с документа, който ще се подава се маркира и се избира бутон Запиши. Файлът се записва в инсталационната директория на програмата подпапки: nap/ETZ/ЕИК_на фирмата/yymmdd_hhmmss/ и е във формат xml.

При подаване на електронен трудов запис за сключен трудов договор се попълват следните колони:

Вид правоотношение – извежда се 01, когато лицето е на трудово правоотношение;
Код корекция – попълва се от поле „Код корекция“ в настройките на ТД;
Тип на документа – извежда се 1 при ТД;
ЕИК на работодателя/органа по назначаването – извежда се ЕИК на работодателя от параметрите на фирмата;
ЕГН (ЛН, ЛНЧ), Служебен номер от НАП; Код за ЕГН /ЛН, ЛНЧ/Сл. номер от НАП; Име; Презиме; Фамилия – извеждат се от картона на служителя;
Дата на сключване на тр. договор или на издаване акта за назначаване – извежда се датата на записания ТД;
Основание на тр. дог./акта за назн. или основание за промяна на правоотн. – попълва се от поле „Основание“ в настройките на ТД;
Дата на начало на изп. на тр. договор или на възн. на сл. правоотн. – извежда се датата от поле „РАБОТНИКЪТ (СЛУЖИТЕЛЯТ) постъпи на работа на“ от ТД;
Срок на тр. дог. (на доп. спор.) или на акта за назначаване – извежда се датата избрана в поле „До дата“ в ТД, ако той е срочен;
Размер на основното трудово възнаграждение или на основната месечна заплата – попълва се стойността от поле „С основно месечно (дневно) трудово възнаграждение“ от ТД;
Код по НКПД, Код по КИД, Код по ЕКАТТЕ – извеждат се от съответните полета в т. 1 на ТД;
Код за работно време – попълва се от поле „Работно време“ в настройките на ТД;
Продължителност на работното време – попълва се стойността от т. 4 на ТД;
Дни уговорен платен годишен отпуск – попълва се сбора от дните на т. 5, 6 и 7 на ТД;
Запорни съобщения – попълва се от поле „Запорни съобщения“ от настройките на ТД.

При подаване на електронен трудов запис за промяна на трудово правоотношение се попълват следните колони:

Вид правоотношение – извежда се 01, когато лицето е на трудово правоотношение;
Код корекция – попълва се от поле „Код корекция“ в настройките на ДС;
Тип на документа – извежда се 2 при ДС;
ЕИК на работодателя/органа по назначаването – извежда се ЕИК на работодателя от параметрите на фирмата;
ЕГН (ЛН, ЛНЧ), Служебен номер от НАП; Код за ЕГН /ЛН, ЛНЧ/Сл. номер от НАП; Име; Презиме; Фамилия – извеждат се от картона на служителя;
Дата на сключване на тр. договор или на издаване акта за назначаване – извежда се датата на избрания ТД в ДС;
Основание на тр. дог./акта за назн. или основание за промяна на правоотн. – попълва се от поле „Основание“ в настройките на ДС;
Дата на начало на изп. на тр. договор или на възн. на сл. правоотн. – извежда се датата от поле „РАБОТНИКЪТ (СЛУЖИТЕЛЯТ) постъпи на работа на“ от ТД избран в ДС;
Срок на тр. дог. (на доп. спор.) или на акта за назначаване – извежда се датата избрана в поле „До дата“ в т. 3 на ДС, ако то е срочно;
Дата на сключване на доп. спор. или издаване на акта за промяна на сл. правоотн. – извежда се датата на ДС;
Дата на влизане в сила на изменението на трудовото или сл. правоотн. – извежда се датата от поле Влиза в сила от в ДС.
Размер на основното трудово възнаграждение или на основната месечна заплата – попълва се стойността от т. 5 на ДС;
Код по НКПД, Код по КИД, Код по ЕКАТТЕ – извеждат се от съответните полета в т. 1 и 2 на ДС;
Код за работно време – попълва се от поле „Работно време“ в настройките на ДС;
Продължителност на работното време – попълва се стойността от т. 4 на ДС;
Дни уговорен платен годишен отпуск – попълва се сбора от дните на т. 8, 9 и 10 на ДС;
Запорни съобщения – попълва се от поле „Запорни съобщения“ от настройките на ДС.

При подаване на електронен трудов запис за прекратяване на трудово правоотношение се попълват следните колони:

Вид правоотношение – извежда се 01, когато лицето е на трудово правоотношение;
Код корекция – попълва се от поле „Код корекция“ в настройките на ЗУ;
Тип на документа – извежда се 3 при ЗУ;
ЕИК на работодателя/органа по назначаването – извежда се ЕИК на работодателя от параметрите на фирмата;
ЕГН (ЛН, ЛНЧ), Служебен номер от НАП; Код за ЕГН /ЛН, ЛНЧ/Сл. номер от НАП; Име; Презиме; Фамилия – извеждат се от картона на служителя;
Дата на сключване на тр. договор или на издаване акта за назначаване – извежда се датата на избрания ТД в ЗУ;
Основание на тр. дог./акта за назн. или основание за промяна на правоотн. – извежда се основанието на избрания ТД в ЗУ;
Дата на начало на изп. на тр. договор или на възн. на сл. правоотн. – извежда се датата от поле „РАБОТНИКЪТ (СЛУЖИТЕЛЯТ) постъпи на работа на“ от ТД избран в ЗУ;
Дни използван пл. год. отп., полагащ се за годината на прекр. на тр. правоотн. – извежда се от поле „Дни използван платен год. отпуск за год. на прекр.“ в настройките на ЗУ;
Дата на прекратяване на правоотношението – извежда се датата от поле „Считано от“ в ЗУ;
Основание за прекратяване – попълва се от поле „Осн. за прекр. на ТД“ в настройките на ЗУ;
Изпл. обезщетение по чл. 222, ал. 2 от КТ при прекр. на тр. дог. (дата) – извежда се от поле „Изплатено обезщет. по чл. 222, ал. 2 от КТ (дата)“ настройките на ЗУ;
Изпл. обезщетение по чл. 222, ал. 3 от КТ при прекр. на тр. дог. или по чл. 106, ал. 3 от ЗДСл при прекр. на сл. правоотн. – извежда се от поле „Изплатено обезщет. по чл. 222, ал. 3 от КТ (дата)“ в настройките на ЗУ;
Прод. на времето, което се признава за трудов стаж – извежда се от поле „Прод. на вр., което се признава за тр. стаж “ в настройките на ЗУ;
Прод. на времето, което НЕ се признава за трудов стаж – извежда се от поле „Прод. на вр., което не се признава за тр. стаж“ в настройките на ЗУ;
Запорни съобщения – извежда се от поле „Запорни съобщения“ в настройките на ЗУ.