Фишовете за заплати са документи, които съдържат данни за месечните трудови възнаграждения и удръжките от тях на всеки служител в едно предприятие.
С развитието на технологиите и увеличаването на персонала на фирмите, все по-често в практиката се налага фишовете за заплати да се изпращат по електронен път.
В софтуер за заплати Плюс Минус има опция за тяхното автоматично изпращане по имейл.
Отразяване в софтуер за заплати Плюс Минус
За да могат да се изпращат автоматично фишовете за заплати на служителите по имейл е необходимо да са изпълнени следните стъпки:
- Да се въведат данни за имейла, от който ще се изпращат фишовете - въвеждат се в Сервиз / Настройки / Email. В полета Server и Port се въвеждат сървърът и портът на e-mail адреса, от който ще се изпращат данни от програмата. В поле Connection security се избира сертификатът за сигурност, необходим за изпращане на данни. В полета Username и From се въвежда e-mail адресът, от който ще се изпращат данни през програмата. В поле Password се въвежда паролата на e-mail адресът, от който ще се изпращат данни.
_ Примерни настройки: _
Server: smtp.abv.bg
Port: 465
Connection security: SSL/TLS
Username: name@abv.bg
Password: KLmsrppwe12
From: name@abv.bg
-
Да се въведат имейлите на служителите , на които да се изпращат фишовете - в допълнителните параметри на личните картони на служителите трябва да се попълни поле E-mail.
-
Да се начислят / запишат заплатите – за служителите, за които ще се генерира и изпраща фиш трябва да е начислена / записана заплатата за конкретния месец.
-
Да се изведат Фишове за заплати – извеждат се от Справки/ Начислени възнаграждения на персонала / Фишове за заплати. Те могат да бъдат изведени за цялата фирма, за избран отдел или за текущия служител , може да се извършат настройки и на други данни преди извеждане.
За да се изпратят автоматично фишовете по имейл трябва:
-
да се включи отметка Автоматичен експорт в PDF по служители ;
-
да се включи новопоявилата се отметка Автоматично разпращане по e-mail ;
-
появява се меню Настройка на съобщение – може да се отвори, за да се направят и настройки за тема и съдържание на съобщението, но те не са задължителни;
-
бутон Изведи – след избор програмата извежда съобщение, че са изпратени фишовете и какъв е техният брой. Съобщението може да съдържа и текст, че не е извършено разпращане за лица от списъка / няма намерени данни за експорт, в случай че за тях не е попълнено поле e-mail в картоните.
Фишовете се запазват и във файл с формат pdf в инсталационната папка на програмата в подпапка exports / payslips / папка yyyymm_булстат на фирмата.
Фишовете, които се запазват в подпапката на програмата и се разпращат по имейл са заключени документи с цел защита на личните данни. Фишът може да бъде отключен като паролата е ЕГН-то на лицето, на което е издаден.
Подробно описание на работата с документите и операциите може да бъде намерена в меню Помощ / Ръководство или след отварянето им и избор на клавиш F1.