С развитието на технологиите все повече фирми се отказват от издаване на фактури на хартия и се насочват към издаването им в електронен формат. По този начин пестят време и ресурси.
В ERP система Плюс Минус е разработена възможност за изпращане на фактури и фактури проформи директно на e-mail адрес на клиента.
Предварителни настройки
Необходимо е еднократно да се направят следните настройки:
1. Да се попълнят данни за фирмения имейл, от който ще се изпращат фактурите. Това става от меню Сервиз / Настройки / Email.
- В поле Server се въвежда сървърът на e-mail адреса на фирмата, от който ще се изпращат фактурите.
- В поле Port се въвежда портът на e-mail адреса на фирмата, от който ще се изпращат фактурите.
- В поле Connection security се избира сертификатът за сигурност, необходим за изпращане на данни.
- В поле Username се въвежда e-mail адресът на фирмата, от който ще се изпращат фактурите.
- В поле Password се въвежда паролата на e-mail адресът на фирмата.
- В поле From също се въвежда e-mail адресът на фирмата, от който ще се изпращат фактурите.
- В поле Reply To може да се въведе e-mail адрес, на който желаете да получавате отговори от получателите на фактурите, ако той е различен от e-mail адреса посочен в поле From.
- В поле CC може да се въведе e-mail адрес, който да получава „явно копие“ на имейлите с изпратените фактури.
- В поле BCC може да се въведе e-mail адрес, който да получава „скрито копие“ на имейлите с изпратените фактури.
Примерни настройки на gmail поща:
- Server: smtp.gmail.com
- Port: 465
- Connection security: SSL/TLS
- Username: example@gmail.com
- Password: 123456789
- From: example@gmail.com
Важно! Ако email адресът, от който ще се изпращат фактурите е в Gmail, е необходимо да се направят предварителни настройки и на Gmail. Информация за това може да откриете в статия: Настройки на Gmail за работа с Плюс Минус.
2. Да се попълни email адрес на клиентите, на който ще се изпращат фактурите. Стартира се екран Аналитични признаци. Необходимо е да се попълни значение на параметър EMAIL за всеки клиент, на който ще се изпращат фактури по email.
Изпращане на фактура / фактура проформа по имейл
В Плюс Минус могат да се изпращат документи фактури и фактури проформи.
За целта желаният документът се стартира и се попълва. След това се избере бутон Изпрати.
Програмата извежда съобщение: Документът ще бъде запомнен преди да бъде изпратен. След отговор на съобщението (без значение дали е положителен или отрицателен) се стартира допълнителен екранът с автоматично прикачена фактура във формат pdf.
В поле До автоматично е попълнен имейлът на клиента от аналитични признаци. Полета Тема и Основен текст се попълват ръчно. От бутон Запиши настройки, текстът в тези две полета може да се запомни и при следващо изпращане на фактура да се зарежда автоматично.
От бутон Изпрати фактурата се изпраща на email адресът на клиента.
За да се изпрати фактура, която е вече записана в програмата, е необходимо да се преотвори от Журнал на документите и да се избере бутон Изпрати.