Управление на договори и Автоматично генериранe и експортиране на фактури са специализирани модули към Плюс Минус ERP, които имат за цел да улеснят управлението на бизнеса и да спестят време.
Подходящи са при работа на база абонаментни планове и сключени договори за получаване на услуги, като наем и поддръжка, както и продукти в определени интервали от време.
Управление на договори
Модул Управление на договори дава възможност за изготвяне на индивидуален договор за неограничен брой клиенти, като във всеки договор може да се въведе информацията за клиента, стоката или услугата, която се фактурира и периодът, на който се издават фактури или проформи.
В документ Договор може да се проследяват данни за клиента, използвани продукти / услуги, вече издадени документи към клиента, платени и дължими суми, месец на фактуриране.
Чрез него може да се изготвя индивидуална информация за клиентите и продуктите или услугите, които те използват.
На база въведената в договора информация за клиента, избраните продукти и/или услуги и допълнителните настройки, автоматично се генерират фактури и проформи, които се изпращат директно на посоченият e-mail на клиента.
Допълнително може да се посочи през какъв период от време (например на всеки 2 месеца) да се разпращат фактурите / проформите и до кога да се изпращат такива, ако договорът е за определен срок.
Данни като Обект и Кост център също могат да бъдат въведени в договора, за да бъдат видими във фактурите или проформите, които се генерират спрямо него.
Автоматично генериране и експортиране на фактури
Друг модул, който би спестил време при издаване на фактури и проформи е модул Автоматично генериране и експортиране на фактури.
Чрез модулът могат да се създават неограничен брой шаблони за продажба на стоки и / или услуги с едно и също съдържание, но за различни периоди.
Шаблоните могат да се използва за неограничен брой клиенти.
Този модул е подходящ, при относително постоянни и равни по размер плащания, например абонаменти, отдаване под наем на обекти и други.
Разликата между модулите
В модул Управление на договори се създава индивидуален договор за всеки клиент.
Генерираните фактури и тяхното съдържание са според зададените настройки в документ Договор.
Периодът, за който се генерират също е спрямо договора, като се вземат предвид и данни спрямо направеното последно плащане и дали е дошло време за ново фактуриране към клиента.
В модул Автоматично генериране и експортиране на фактури се създават общи шаблони с услуги и/или стоки, които се използват за няколко различни контрагента, за които те са еднакви, като може да се създават неограничен брой шаблони.
В случая не се изготвя договор с индивидуална информация за клиентите.
Генерирането на фактурите се осъществява спрямо посочените шаблони и данните в тях, като фактурите или проформите ще се изпратят на клиентите посочени в съответния шаблон, за който се генерират.
Необходими настройки
Преди да бъдат генерирани фактури или проформи от модулите е необходимо за всички контрагенти, към които ще се изпращат такива документи, да има въведени e-mail адреси.
В меню Сервиз / Настройки / Email трябва да се попълнят данни за e-mail адрес, от който ще изпращат генерираните документи към клиентите.
Допълнителни указания към всеки модул могат да се достигнат чрез клавиш F1 във всеки от прилежащите документи.