Основният принцип за въвеждане на счетоводните и складовите операции в Плюс Минус ERP е чрез използването на шаблони на стандартни документи (Фактура покупка / продажба, Складова / Стокова разписка и др.).
В документите информацията за артикулите може да бъде въведена:
- Ръчно – чрез избор от дървото с Аналитични признаци или от екран Склад. Този начин е подробно описан в помощната информация към конкретния документ.
- Автоматично – чрез модул Импорт на стоки в документ.
Модул Импорт на стоки в документ е специализиран модул към Плюс Минус ERP, с който е създадена възможност в документите информацията за артикулите да се добавя автоматично от файл. По този начин се намалява възможността за грешки и се увеличава скоростта на въвеждане на документите.
Подготовка на файл
Файлът, който може да се импортира е с формат .csv или .txt (кодировка UTF-8). Структурата на файлa и параметрите на артикулите в него могат да се настройват.
Файлът не трябва да съдържа наименования на колоните (заглавен ред), а само редове с данните за артикулите. За всеки артикул се попълва отделен ред във файла. За да се разпознават артикулите от файла с тези в базата данни, предварително в програмата за тях трябва да е добавено значение на параметър код / баркод.
Стандартен файл
В най-опростен вид файлът трябва да съдържа:
Колона 1 – код на артикула (параметър КОД от екран Аналитични признаци или поле Код от екран Склад)
Колона 2 – количеството на артикула в документа
Колона 3 – цената на артикула в документа
За разделител между отделните полета на реда се използва точка и запетая (;).
Важно! Създаден в този вид файлът може да се използва само за импорт на съществуващи артикули. Артикулите се разпознават по значението на параметър код.
Пример:
Получена е доставка на две стоки като в екран Склад първата е с код 10501, а втората е с код 10502. От първата стока е доставено количество 10 по цена 2.50, а от втората стока количество 13.75 по цена 6.59. Файлът за импорт трябва да има следния вид:
10501;10;2.50
10502;13.75;6.59
Импорт на нови артикули
За да се създаде файл за импорт с информация и за нови артикули, освен всички полетата от стандартния файл трябва да съдържа и:
Колона 4 – име на артикула, въвежда се само име (Клавиатура) или пълен път (СТОКИ:Клавиатура). Ако е попълнено само име, артикула се добавя към групата спрямо избраният вид на осчетоводяване в документа.
Пример:
Получена е доставка на две стоки като първата е съществуваща и в екран Склад има код 10501, а втората е нова. От първата стока е доставено количество 15 по цена 2.50, а от втората стока (с име Безжични слушалки и код 10503) количество 5 по цена 7.30. Файлът за импорт трябва да има следния вид:
10501;15;2.50
10503;5;7:30;Безжични слушалки
Важно! За да могат да се импортират данните за новите стоки е необходим и допълнителен конфигурационен файл (items_import.json), който се добавя в инсталационната директория на програмата в поддиректория data / settings / docs.
Допълнителни настройки на съдържанието на файла за импорт
Структурата на файлa за импорт и параметрите на артикулите в него могат да се настройват. Това се осъществява с помощта на допълнителен конфигурационен файл. Файлът е с наименование items_import.json и се добавя в инсталационната директория на програмата в поддиректория data / settings / docs.
Основни настройки, които се задават от конфигурационния файл:
- Документите, в които да се импортира – по подразбиране възможността за импорт на стоки е налична във всички документи, но може да ограничи до определени типове документи;
- Видът на разделителя – стандартния раздел е точка и запетая (;), но може да се посочи различен, например: разделител TAB (|t);
- Параметрите на артикулите – указва се наименованието и позицията на параметрите, чиито значения ще се съдържат във файла за импорт. Възможните параметри са: код (code), баркод (barcode), количество (quantity), цена (price), мярка (measure), партида (batch), срок на годност (expiryDate), валута (currency), курс (course) и др.
- Разпознаване на артикулите – по подразбиране търсенето на съвпадение с артикулите в базата е по параметър код, но може да се промени да е по параметър баркод.
Подробна информация за структурата на конфигурационния файл и всички параметри, които могат да бъдат настройвани, може да бъде получена от служител на Плюс Минус по телефон или имейл.
Импортиране на файл
Създаденият файл с данни за артикулите се зарежда по следния начин:
- От екран Документи (F4) или от бързите бутони в екран Склад се стартира документа, в който ще се импортират данните (например: Фактура покупка);
- От поле Склад се избира обект, ако артикулите трябва да се заприходят / изпишат от склад;
- От помощното меню към документа (отдясно на екран) се избира бутон Импорт;
- От диалоговия прозорец се маркира файла и се избира бутон Open. Автоматично в таблицата с артикули се зареждат данните от файла.
- При необходимост импортираните данни могат да бъдат променени или изтрити.