Нормативна уредба
Съгласно Кодекса на труда (КТ) трудовото възнаграждение се изплаща авансово или окончателно всеки месец на два пъти доколкото не е уговорено друго (чл. 270, ал. 2). Сумата на аванса се удържа от трудовото възнаграждение, при окончателното му изплащане.
В Кодекса на социалното осигуряване (КСО) е регламентирано, че върху авансовите плащания не се удържат осигурителни вноски (чл.7, ал. 11).
В Закона за данъците върху доходите на физическите лица (ЗДДФЛ) е посочено, че върху сумата на аванса не се удържа данък, ако окончателното изплащане на трудовото възнаграждение за съответния месец е изплатено до 25-о число на следващия месец (чл. 42, ал. 8).
Съществува и друга хипотеза. Ако окончателното плащане на възнаграждението е след 25-о число на следващия месец, върху сумата на аванса се удържа данък върху брутния размер на сумата на частичните плащания. Удържания данък не се удържа от сумата на аванса, а се приспада от удържания данък при окончателното изплащане на възнагражденията (чл. 42, ал. 6 и ал. 7).
Начисляване на аванси
В софтуер за заплати Плюс Минус е разработена възможност за начисляване на до три аванса през месеца.
За целта се стартира операция Аванс.
В поле Месец се избира месецът, за който ще се начислява авансът. В поле Вид се избира дали да се начисли за цялата фирма, за определен отдел, бригада или за конкретен служител. Ако сумата е една и съща за всички служители, тя се попълва в поле Сума. В поле Перо се избира перото, по което да се начисли сумата на аванса. Възможностите са: Аванс – перо 202, Аванс 2 – перо 236 или Аванс 3 – перо 237.
Операцията се извежда и в колона Аванс се извежда сумата на аванса, ако такава е попълнена в поле Сума. Ако полето не е попълнено, авансът се попълва ръчно за всеки служител. Авансът се начислява с бутон Запиши и сумата му се записва в екран Заплати по избраното перо. След окончателното начисляване на заплатите, сумата му се удържа от сумата за получаване.
Начисляване на аванси от предварително подготвен файл
Разработена е възможност за зареждане на аванси от предварително подготвен файл. Файлът може да бъде във формат .csv или .txt.
За да се създаде .csv файл, е необходимо да стартира Excel. В първата колона се попълват трите имена на служителя. Програмата следи за съвпадение на шрифта - големи / малки букви. Във втората колона се въвежда сумата на аванса. За да бъде записан файлът във формат .csv, е необходимо в Excel да се избере Файл / Запиши като / Преглед и в падащото меню за тип да се избере CSV (разделител със запетая).
За да се създаде .txt файл, е необходимо да стартира Notepad. На първия ред се попълват трите имена на служителя, поставя се символ точка и запетая (;) и се въвежда сумата на аванса. Програмата следи за съвпадение на шрифта - големи / малки букви. За да бъде записан файлът във формат .txt, е необходимо в Notepad да се избери File / Save as и в падащото меню Encoding да се избере ANSI.
За да се зареди създаденият файл в програмата, е необходимо в настройките да се избере Перо, по което да се начисли аванса (Аванс, Аванс 2 или Аванс 3) и да се избере бутон Зареди от файл. Отваря се диалогов прозорец за избор на файл. Той е с разширение .txt или .csv и се избира с двоен клик на мишката или бутон Open. Автоматично в операцията се зарежда таблица с лицата и сумите им за начисляване. За да се запишат сумите в екран заплати, е необходимо да се избере бутон Запиши в настройките.
Осигуряване и облагане
Върху сумата на аванса не се начисляват осигуровки. Ако окончателното плащане на възнаграждението е до 25-о число на следващия месец не се удържа и данък. Съответно декларации обр. 1 и обр. 6 не се подават.
При втората хипотеза – ако окончателното плащане на възнаграждението е след 25-о число на следващия месец, върху сумата на аванса трябва да се удържи данък по чл. 42, ал. 6 от ЗДДФЛ. Този данък се приспада от удържания данък при окончателното изплащане на възнагражденията. В този случай е необходимо да се подаде декларация обр. 6, като за Вид плащане се избира Дължим данък по чл. 42 от ЗДДФЛ в случаите на чл. 42 ал.6. В декларацията се извежда само данъка върху сумата на аванса. От справка Параграфи НАП може да се формира платежно нареждане за частичното плащане на данъка. Необходимо е преди извеждане на параграфите в поле Данните са да се избере Частични плащания в случаите на чл. 42 ал. 6 ЗДДФЛ. Така в платежното ще се изведе само данъка върху сумата на аванса. При подаване на декларация обр. 6 за окончателното изплащане на възнагражденията, е необходимо за вид плащане да се избере Дължим данък по чл. 42 от ЗДДФЛ и след извеждане, сумата на данъка да се намали ръчно със сумата на данъка от аванса. Сумата на данъка трябва да бъде намалена ръчно и в платежните нареждания свързани с окончателното изплащане на възнаграждението.
Осчетоводяване
Осчетоводяването на аванса се извършва от операция Осчетоводяване на заплати, като е необходимо за Вид да се избере Аванси.
При осчетоводяването се извежда сумата и от трите пера за аванс.
Изплащане
Ако авансът се изплаща в брой, от меню Справки / Начислени възнаграждения на персонала може да бъде изведена авансова ведомост.
Ако авансът се изплаща по банка, от справка Файл за превод на заплати по дебитни карти, може да бъде формиран файл. Преди да бъде изведен файлът, е необходимо в поле Изплащане на да се посочи перото, по което е начислен аванса: Аванс – перо 202, Аванс 2 – перо 236 или Аванс 3 – перо 237.
Деклариране
Авансът играе роля и в операция Годишно изравняване на данъка, документ Служебна бележка по чл. 45, ал. 1 от ЗДДФЛ и Справка по чл. 73, ал. 6 от ЗДДФЛ.
В настройките преди извеждането им има заложени отметки, които позволяват изключване на аванса от месец Декември на предходната година или включване на аванса от месец Декември на текущата година при формиране на облагаемия доход.