Провизии за компенсируеми отпуски. Счетоводен и данъчен аспект на провизиите и отразяването им в Плюс Минус, модул ТРЗ и ЛС.

Публикувано на

Счетоводен аспект на провизиите

Счетоводните стандарти (СС, МСС №37) определят провизиите като пасиви. Пасивът е възможно бъдещо лишаване от икономически ползи поради настоящи задължения на дадено предприятие да прехвърли активи или да извърши услуги на други предприятия в бъдеще в резултат на минали сделки или събития.

За да се признае дадена провизия, трябва да са налице следните условия:

1. Предприятието да има текущо правно или конструктивно задължение като резултат от минали събития към датата на изготвяне на баланса.

2. Да има вероятност за погасяването на задължението.

3. Да може да направи надеждна оценка на размера на задължението.

Размерът на признатата провизия трябва да бъде най-добрата приблизителна оценка на разходите, необходими за покриване на текущото задължение към датата на баланса. Тази оценка е сумата, която предприятието би платило пропорционално за погасяване на задължението към датата на баланса или за да го прехвърли към трета страна по същото време.

Провизиите се признават в размер на предполагаемото задължение и се отчитат като текущи други разходи.

Провизиите следва да бъдат отчитани като други текущи задължения, отделно от съществуващите задължения за дейността на предприятието. Предприятията организират аналитична отчетност за текущите задължения от провизии в зависимост от породилите ги събития.

В счетоводния баланс в статия “Провизии” задължително се посочват текущите задължения за провизии, а в статия “Други дългосрочни задължения” – дългосрочните задължения за провизии.

Данъчен аспект на провизиите

Съгласно ЗКПО с разходите за провизии за задължения се увеличава счетоводната печалба на предприятието. Ефектът от увеличението представлява актив по отсрочени данъци, който се осчетоводява.

Актив по отсрочени данъци = Разходите за провизии X Ефективната данъчна ставка

Доначисляването на провизии през следващи години се третира по същия начин.

През годината на погасяване на задължението (частично или изцяло), счетоводната печалба се намалява с размера на реално платените (погасени) разходи. Счетоводно това се показва чрез намаляване на актива по отсрочени данъци.

В случаите, когато през следващи години се отписва част от провизията (например ръководството на предприятието решава, че нейната най-добра оценка е по-ниска от досегашната) като приход, в данъчната декларация размерът на този приход се посочва в намаление на счетоводната печалба. Счетоводно това се посочва като намаление на актива по отсрочени данъци.

От изложените аспекти (данъчен и счетоводен) можем да обобщим, че провизиите задължително се отчитат като разход и разчет, независимо че този разход няма да бъде признат за данъчни цели и върху него следва да бъде внесен данък печалба в края на годината. Осчетоводяването на провизиите като разход е наложено от счетоводните стандарти особено, когато става дума за значителни по размер задължения.

Провизии за компенсируеми отпуски и отразяването им в Плюс Минус, модул ТРЗ и ЛС.

Едно от най-често срещаните приложения на провизиите в практиката е отчитането на неизползваните (компенсируеми) отпуски на персонала. Провизирането на неизползвания от персонала отпуск се урежда в СС 19 и МСС 19Доходи на персонала”.

Логиката на отчитане на тези разходи е, че отпускът, на който има право персонала през дадена година, трябва да се ползва през същата година, а не да се отлага за следващи периоди. Ако отпускът трябва да се ползва през дадена година, през същата година би трябвало да се начислят и разходите за него. В случай, че разходите за неизползван отпуск не се отчетат в годината на възникването им ще се стигне до изкривяване на резултата в следващата година, когато те бъдат извършени реално. Така задълженията към персонала, също ще са представени невярно във финансовия отчет.

Отчитането на разходите за неизползван отпуск е задължително в случаите, когато става дума за значителни разходи. Разходите могат да се определят като значителни ако надвишават 1 % – 2 % от общия обем на всички разходи.

Разходите за неизползван отпуск на персонала биха могли да се определят като вид “провизии за задължения”. При оценяването им е необходимо не просто да се извършат механични изчисления на неизползваните отпуски към края на отчетния период, а да се направи действителна приблизителна оценка, която най-точно да отчита размера на обезщетенията, които се очаква да бъдат изплатени на персонала. Практиката в нашата страна показва, че най-често към 31 декември на съответната година оценката на очакваните разходи за компенсируеми отпуски се извършва на база месец ноември на същата година.

В Плюс Минус изчисляването на размера на провизията за компенсируем неизползван отпуск се прилага в края на отчетната година чрез използване на опциите:

         Справки/Провизии за неизползван отпуск/Зареждане на неизползвания полагаем платен отпуск

          Справки/Провизии за неизползван отпуск/Използване на провизиран отпуск

          Справки/Провизии за неизползван отпуск/Отписване на дните изполван отпуск

          Справки/Провизии за неизползван отпуск/Преизчисляване на провизията

Първият етап е Зареждане на неизползвания полагаем платен отпуск

За да заредим в началото на годината  неизползвания отпуск от минали години, както и за текущата година, трябва да има начислени в програмата заплати, поне от ноември предходната година /по подразбиране ноември се взема за база, за изчисляване, но може да бъде избран и друг месец/. Предвидена е възможност за зареждане на полагаем отпуск, както от предходната, така и от неограничен брой години назад, в случай, че се работи с програмния продукт отдавна, но не е правено зареждане и провизиране на полагаемия платен отпуск. Освен за стандартните видове осигурен, предвидени в документа, зареждането може да се направи и за други видове осигурен – само трябва той да се допълни както и процентите за дължимите осигуровки за него. Веднъж записани, те ще се извеждат автоматично, не се налага писането им всеки път.

Освен полагаемият отпуск по чл. 155 има възможност  ръчно да се зададат допълнителни дни по чл. 156 т. 1 и т. 2.

След като се зададат предварителните настройки се натискат бутони Изведи и Попълни – за да се попълнят дните неизползван платен отпуск – ако сме задали за повече от 1 година назад, се отварят толкова колони, колкото години сме посочили. В случай, че е работено в този период с програмата и е бил зареждан платен отпуск  – неизползвания платен отпуск ще се зареди автоматично, ако работата с програмата е започнала по-късно, от годината, за която сме задали, че ще се изчисляваме останалия неизползван платен отпуск – дните се попълват ръчно срещу всяко лице.

С натискането на бутон Изчисли – програмата извежда автоматично средно дневната база, сумата на провизията и осигуровките на всяко лице. Ако има разлика в среднодневната база – сумата може да се откоригира ръчно, след което се натиска бутон Преизчисли и програмата автоматично преизчислява сумата на провизията и осигуровките за сметка на работодателя.

Предвидени са 2 варианта за изчисляване на дните на неизползван платен отпуск

– вариант 1 – като се вземе предвид използвания през годината платен отпуск и той се намали от полагаемия годишен отпуск на лицето,

– вариант 2 – използвания през годината платен отпуск не се взема предвид  и с него не се намалява полагаемия годишен отпуск на лицето

Кой от тези два варианта ще използваме се посочва с отметката – Преизчисляване на дните за текущата година спрямо използваните. Ако сме пропуснали да сложим отметката, можем да го направим и на по-късен етап, след което отново да минем през извеждане и попълване на дните.

С бутон Запиши, който се появява след натискането на бутон Изчисли – програмата записва полагаемия отпуск по години – т.е. ако се мине пак през Изведи ще изведе вече записания полагаем отпуск за всички години и няма да се налага да се пише отново ръчно.

За да осчетоводим изведените провизии натискаме бутон Осчетоводяване. Възможно е осчетоводяване по отдели и общо за фирмата, което се контролира от отметката  – Осчетоводяване по отдели, която по подразбиране и включена. Трябва да си внимава с тази отметка, тъй като ако в базата няма въведени отдели, при осчетоводяване се отваря бял екран. Тогава се натиска Назад, изключва се отметката и се натиска отново Осчетоводи.

Аналитичните признаци, които са предложени са примерни. При необходимост, могат да се избират други от екран АП. Важно е да се подчертае, че когато се променят АП, трябва да се внимава, те да се променят по същия начин в следващите етапи от провизирането на платения отпуск, за да не остават салда по различни аналитични партиди!

Ако се налага корекция на сумата – такава може да се направи ръчно, преди натискането на бутон Осчетоводи, ако има излишен ред той се изтрива от червения X.С Бутон Осчетоводи се записват осчетоводяванията в базата и се прехвърлят към счетоводния модул на програмата. С Бутон Експорт се прави експорт на справката в Excel, като файлът се записва в директория Exports на програмата с име – AccountOperations1.xls

Вторият етап е - Използване на провизиран отпуск

В него се отписва провизираната част от неизползвания отпуск при неговото използване през следващата година. В края на всеки месец отписването на провизията за използваната част от отпуска се извършва по същата база, по която той е бил провизиран, като същевременно се прави проверка дали дните използван отпуск не надвишават записаните в базата дни от І етап. Освен за отписването на провизията на този етап се генерират и счетоводни операции със същите суми /сумата на провизията/, но с отрицателен знак, за да се приспадне текущия разход, който ще се запише в базата от автоматичното осчетоводяване на заплатите.В случай, че има разлика в сумите те остават по 604 и 605.

Отписването на провизирания отпуск може да се прави за цялата фирма, за конкретен отдел или определен служител.

Документът работи с всички видове осигурени лица – посочени са стандартните видове осигурени, но могат да се допишат и други /със съответните им проценти за осигуровки/ и да се изведе и за тях. Веднъж записани данните, не се налага да се попълват отново ръчно, програмата ще ги попълни автоматично с натискане на бутон Зареди.

В полето Използван отпуск за – по подразбиране е попълнен текущия месец, но при необходимост може да го променим посредством календара, ако периода, който ни интересува е различен.

За да се изведе справката – се използват бутони Изведи и Попълни, като по този начин се извежда целия провизиран отпуск от предходната година.

Изчисли – изчислява сумата на провизията и остатъка от неизползвания отпуск от минали години – в дни, съответно изчислява и сумата на използвания отпуск, базата и осигуровките за този използван отпуск, като се следи и съответно ограничава използвания отпуск до размера на провизията.

Ако трябва да се правят корекции .- напр. в среднодневната база – сумата се записва и се натиска Преизчисли.

След като се проверят сумите и дните се преминава към Осчетоводяване.

Възможно е осчетоводяване по отдели и общо за фирмата, което се контролира от отметката  – Осчетоводяване по отдели, която по подразбиране и включена. Трябва да си внимава с тази отметка, тъй като ако в базата няма въведени отдели, при осчетоводяване се отваря бял екран. Тогава се натиска Назад, изключва се отметката и се натиска отново Осчетоводяване.

Аналитичните признаци, които са предложени са примерни. При необходимост, могат да се избират други от екран АП. Тук също е важно е да се подчертае, че когато се променят АП, трябва да се внимава, те да се променят по същия начин в следващите етапи от провизирането на платения отпуск, за да не остават салда по различни аналитични партиди!

Ако се налага корекция на сумата – такава може да се направи, преди да се премине към записването на счетоводните статии, съответно ако има излишен ред той се изтрива от червения X. С Бутон Осчетоводи се записват осчетоводяванията в базата и се прехвърлят към счетоводния модул на програмата. С Бутон Експорт се прави експорт на справката в Excel, като файлът се записва в директория Exports на програмата с име – AccountOperations2.xls

Важно! – Записите, които програмата прави са със знак минус, за да се отпише провизията.

Етап 3.2. Отписване на дните използван отпуск

В него правим реално приспадане на използваните дни от остатъците от минали години, като добавяме към провизията дните неизползван отпуск от текущата година. Отписването се прави в хронологичен ред – започва се от остатъците от най-старата година и след като се изчерпат дните от минали години се прави отписване и от полагаемия отпуск за текущата година.

Самото изравняване на разликата може да се прави за цялата фирмата, за конкретен  отдел или служител по служител.

Документа може да се използва за всички видове осигурени – ако ни е необходим различен от посочените, го дописваме на ръка и извеждаме документа.

В поле Период от до – стандартно се задава текущия период 01.01.2011 – 31.12.2011, тъй като в повечето случаи се прави отписване в края на годината, но от календара, може да се избере и друг интервал.

Направени са два допълнителни филтъра –

– Не извеждай напусналите към последният месец на периода

– Извеждай само напусналите към последният месец на периода

в случай, че искаме да направим отделно от общото за фирмата отписване, само за напусналите служители.

В последната настройка зареждаме полагаемия за текущата година отпуск – стандартно е зададено 20 дни по чл. 155, но той може да се променя, както и да се зарежда допълнителен по чл. 156 т. 1 и т. 2.

С бутон Изведи – се извеждат служителите, а с Попълни – се попълва заредения отпуск от минали години, както и полагаемия за текущата година и съответно използвания през текущата година. В колона обезщетение по чл. 224 се попълват дните, за които е изплатено обезщетение по чл. 224. Трябва да подчертаем, че за да се попълнят данни в тази колона, трябва обезщетението да е заредено през Операции / Обезщетения по КТ . В случай, че е въведено директно в работния фиш, полето няма да се попълни и трябва да го направим ръчно, в съответното поле.

Бутон Изчисли събира неизползвания отпуск от миналите години, полагаемия от тази година, изважда от тях използвания отпуск и дните за които е изплатено обезщетение /включително и ръчно дописаните/ и показва разликата в колона Общо неизполван отпуск.

С бутон Запиши се запомняме новия остатък, формиран след приспадане на ползваните дни.

С Бутон Експорт се прави експорт на справката в Excel, като файлът се записва в директория Exports на програмата с име – holidayPartIII.xls.

Етап 3.1. Преизчисляване на провизията

Целта на този етап е да преизчисли остатъка от дните на база месец ноември /или друг избран за база месец/ към 31 декември следващата година, като преди това към остатъка от дните неизползван отпуск от минали години се добави пропорционалната част от дните за текущата година. Също така, на база на новия размер на провизията е необходимо да се преизчислят и провизиите за осигуровки по новите проценти за предстоящата година.

Преизчисляването на провизията може да се направи за фирма, за отдел, или за конкретно лице.

Документа може да се използва за всички видове осигурени – ако ни е необходим различен от посочените, го дописваме на ръка, след което извеждаме документа.

В месец за база се избира месец ноември на текущата година.

В случай, че искаме справката да обхване всички лица, включително напусналите – махаме отметката от Не извеждай напусналите през 12 месец от тази година, в случай, че не искаме да се извежда за тях – отметката остава включена.

При условие, че ни е необходим нов вид осигурен – с бутон + го добавяме и записваме процентите за осигуровки за него след, което натискаме Запиши.

Бутон Изведи – извежда данните за лицата, а бутон Попълни – попълва неизползвания отпуск, базата от предходни години, сумата на провизията – неизползван отпуск от текущата година – общо неизползван отпуск.

Внимание – Преди да се продължи напред трябва да се провери, дали дните  неизползван отпуск са верни – в случай че се налага, се откоригират ръчно и се натиска Преизчисли.

С бутон Запиши – се записва остатъка от неизползван отпуск по години в базата.

За да се направят осчетоводяванията се натиска бутон Осчетоводяване. Има два варианта – общо за фирмата и по отдели. Контролира се от отметка, която по подразбиране и включена. Трябва да си внимава с тази отметка, тъй като ако в базата няма въведени отдели, при осчетоводяване се отваря бял екран. Тогава се натиска Назад, изключва се отметката и се натиска отново Осчетоводи. При положителна разлика сумите се отчитат на разход по сметки 604 и 605, а при отрицателна по сметка 709.

Аналитичните признаци, които са предложени са примерни. При необходимост, могат да се избират други от екран АП. Тук също е важно е да се подчертае, че когато се променят АП, трябва да се внимава, те да се променят по същия начин, както и в предишните етапи от провизирането на платения отпуск, за да не остават салда по различни аналитични партиди!

Ако се налага корекция на сумата – такава може да се направи ръчно, а от червения X изтриваме излишен ред.

С Бутон Осчетоводи се записват осчетоводяванията в базата. Бутон Експорт – прави експорт на документа в Excel и записва файл holidayPartIII-2.xls в папка Exports на програмата.

          Справки в Плюс Минус, свързани с провизирането на неизполван платен отпуск

1. Справка неизползван отпуск

Извежда поименен списък на служителите с информация за заредените в базата дни неизползван отпуск по години и среднодневната база с възможност информацията да бъде изведена за определен период от година до година. По подразбиране в таблицата участват само служителите, за които има записани дни отпуск. При поставена отметка „Покажи целия персонал” в таблицата се извеждат всички служители, без значение дали имат записани дни неизползван отпуск.

2. Справка отписани дни

Показва детайлна информация за отписаните дни на етап „Отписване на дните използван отпуск” за фирмата, избран служител или отдел.
Дава възможност това отписване да бъде изтрито и да бъдат възстановени остатъците от дни преди приспадането на използвания отпуск. Това става посредством бутон [Изтрий], разположен в последната клетка на реда на всеки служител.
Например: Служител има остатъци от неизползван отпуск общо 25 дни, съответно 5 дни от 2009 и 20 дни от 2010. В края на 2010 година правим отписване на използваните дни през годината, които са общо 10 дни. Записани са остатъци за 2010 година 15 дни, за 2011 година няма остатък. В случай, че след това направим изтриване на отписването 201001 – 201012 ще се възстанови като информация първоначалния брой дни, съответно за 2009 – 5 дни и за 2010 – 20 дни.